Dünya gelişen teknoloji ile birlikte hızlı biçimde değişmektedir. Bu değişim pek çok şeyi etkisi altına almaktadır. Bunların başında internetin yaygın kullanımı gelmektedir. İnternet sayesinde çoğu iş kolaylıkla halledilebilmektedir.
Günümüz dünyasında e-dönüşüm uygulamaları giderek artış göstermektedir. Ülkemizde yapılan düzenlemelerle bu uygulamalar iş hayatının zorunlu bir parçası kılınmıştır. Türkiye’de e-fatura ve e-arşiv faturaya geçmiş firmalara, e-defter uygulamasına geçiş zorunlu hale getirilmiştir.
E-Defter Nedir?
Geçmiş dönemlerde internet kullanımı kısıtlı durumdaydı. Resmi ve serbest işlerin çoğunluğu yazılı defterler üzerinden yürütülmekteydi. Günümüzde ise elektronik ortamda söz konusu işler kolay ve hızlı biçimde halledilebilmektedir.
Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’nun getirdiği düzenleme şu şekilde olmaktadır: Yevmiye ve büyük defterler, kanunların belirttiği formatta elektronik ortamda koruma altına alınabilecektir. İçerisindeki bilgilerin değişime uğramadan, bütünlüğü ve kaynağının muhafaza altına alınması amaçlanmaktadır. Bu doğrultudaki hukuki ve teknik düzenlemelerin tümüne e-defter denilmektedir.
E-Defter Uygulamasının Kullanım Amacı
Kanun gereği, yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda tutulması sistemine de e-defter denilmektedir. Bu sistemde maliyeye elektronik imza ile berat verilmektedir. Kayıtlar, standart biçimde xml formatında hazırlanmaktadır.
Düzenlenen kanunun bir amacı bulunmaktadır. Bu amaç doğrultusunda e-defter uygulamasıyla beraber düzene ve hıza dayalı bir denetim hedeflenmiştir. İlgili uygulamanın formatına geçiş yapan firmalar kağıt ortamında defter tutamamaktadırlar. İşletmeler e-defter kullanmaya başladıkları tarih itibariyle somut defterler için kapanış tasdiki yaptırmaktadırlar.
E-Defter ile İşler Nasıl Gerçekleştirilir?
Söz konusu uygulamanın temelini yevmiye ve büyük defterler oluşturur. İş akışında dikkat edilmesi gereken noktalar şunlar sayılır: Yevmiye defter boyutunun sınırı aşıp aşmadığına bakılmaktadır. Bunun ardından defter imzalanır. Yevmiye defterinin beratı oluşturulup imzalanmakta, defterin beratı şema ve şematron kontrolü yapılmaktadır. Bunların ardından berat sıkıştırılmaktadır. Hata bulunmayan dosyalar, GİB’ e ait web sitesine yüklenmektedir.
Yukarıda sözü edilen kanun gereğince e-defter ibrazını yapan kişiler belirlenmiştir. Bunlar mali müşavir, muhasebeci veya firma sahibi olmalıdırlar. Bu ibrazın ayda bir yapılması istenmektedir. İbrazın yapıldığı aya ait berat verilinceye dek düzeltmeler yapılabilmektedir. Düzeltmeler üç ay içinde yapılmalıdır. Sonraki dönemlerde ise ters kayıt atılıp iptal edilmesi istenir ve doğrusu atılır.
İlgili işlemlerde zaman damgası kullanılıp özel bir kod ile defter beratı oluşturulmaktadır. Devlete iletilecek olan bu berat e-defter uygulamasında oluşturulmaktadır. Maliye denetime gelmektedir. Geldiklerinde önceden verilmiş berat ile muhasebeden o an içinde alınacak beratlar karşılaştırılır. Beratlar aynı olduğu taktirde şu anlam ortaya çıkmaktadır: Geçmişe dair herhangi bir düzeltme yahut kayıt atılmamış demektir.
E-Defter Uygulaması Kimleri Kapsamaktadır?
Vergi Usul Kanunu ve Ticaret Kanunu’na göre e-deftere geçişi zorunlu kılınan firmalar vardır. Bu firmaların 10 milyon üzerinde cirolarının olmaları gerekmektedir. Bu zorunluluğun yanı sıra e-defter sistemi için gönüllü başvuru da kabul edilmektedir.
Gönüllü geçiş yapmayı düşünen firmaların elektronik fatura kullanıcısı olmaları beklenmemektedir. Söz konusu uygulamaya geçişi zorunlu kılınanların sene başında işlemleri gerçekleştirmeleri gerekir. Gönüllü olanlar ise dönem içerisinde bu işlemi yapabilmektedirler. Bilindiği kadarıyla şahıs firmalar, tüzel firmalar e-defter kullanıcısı olabilmektedirler.
E-Defter Sisteminin Avantajları Nelerdir?
İlgili sistemde, yevmiye ve büyük defter hazırlamak adına harcanan zaman en aza indirgenir. Bu doğrultuda firmalar için zaman ve personel anlamında tasarruf sağlanır. Her dönem başı defterlerin onayı ve basımı için ödenmekte olan tutarlar ortadan kalkmaktadır.
Noter onayı ile kağıda basma maliyeti de oluşmamaktadır.
Maliyetlerin azalma durumu firmaların işini kolaylaştırmaktadır. Bilgilere bakıldığında e-defter sisteminin avantajları da buradan kaynaklanmaktadır: Defterlerin baskısı, gönderimi, onayı ve arşivlenmesi için harcanan tutarlar sıfırlanmaktadır.
Sözü edilen sistemde kağıda basılı defterler olmadığı için mekan ve zaman sorunu ortadan kalkar. Defterler elektronik ortamda 10 yıl boyunca yasal biçimde arşivlenir. İlgili sistem elektronik ortamla ilişkili olduğundan, defterler için ağaç kesimi yapılmamaktadır.
Böylece doğaya zarar verilmemiş olmaktadır.