E-dönüşüm, internet ve teknolojilerinin sürekli olarak gelişim ve değişim göstermesiyle beraber hayatımıza giren bir kavramdır. Teknolojinin hızlı bir gelişim göstermesiyle dünya daha da dijitalleşmektedir. Bu durum gere iş yaşamında gerek sosyal alanlarda çeşitli yeniliklerin ortaya çıkmasına sebep olmaktadır.
Bu yeniliklerden biri özellikle çalışma hayatını çok daha kolaylaştıran e-dönüşüm olmaktadır. Bunlardan bazıları online imza kullanımı, şirketlerin ortak ağ üzerinden iletişim faaliyetlerini yürütmesidir. Bu kapsamda tüm teknolojik işlemler, teknolojinin iş hayatına yönelik önemli getirileri arasındadır.
Teknolojik gelişmelerin iş yaşamına getirmiş olduğu en önemli kolaylıkların başında kağıt tasarrufu gelmektedir. Konu kağıt tasarrufu olduğunda ise e-dönüşüm belgeleri çok ciddi bir önem kazanmaktadır. Kağıt tasarrufu iş hayatına kolaylık sağlarken aynı zamanda da doğa dostu bir sonuç yaratmaktadır. Peki önemli ölçüde hem kağıt hem de zaman tasarrufu yaptıran e- dönüşüm belgeleri nelerdir? İşte iş hayatına önemli kolaylıklar, avantajlar ve konfor kazandıran e-dönüşüm belgeleri;
– e-fatura
– e-arşiv fatura
– e-irsaliye
– e-defter
– e-mühtahsil makbuzu
– e-smmm
– e-bilet
E-Fatura
E-fatura, dijitalleşmenin ve teknolojinin söz konusu dönüşümün en önemli getirilerinden biri olarak öne çıkmaktadır. Özellikle de e-ticaret alışverişlerinin ardından bireylere e-posta yahut farklı yollarla iletilen faturalar, e-faturalar olmaktadır. E-fatura, GİB standartları kapsamında tasarlanıp, mühürlenen ve normal faturalarda bulunmakta olan tüm bilgileri içermektedir.
E-faturaları 10 sene gibi uzun bir süre boyunca arşivleyebilme olanağı söz konusudur. Fakat şirketlerin e-fatura mükellefi olabilmeleri için bazı koşulları yerine getirmelerinin gerekliliği söz konusudur. Bundan dolayı her isteyen şirketin e-fatura düzenleyebilme olanağına sahip olması mümkün olmamaktadır.
E-Arşiv Fatura
E-arşiv fatura da tıpkı e-fatura gibi elektronik bir fatura türü olarak karşımıza çıkmaktadır. E- Arşiv faturalar, sisteme kayıtlı durumdaki iki firma arasında gönderimi gerçekleştirilen faturaları ifade etmektedir. E-arşiv fatura ise bir taraf elektronik fatura kullanıcısıyken öbür tarafın e-fatura kullanıcısı olmadığı fatura türüdür. Şirketlerin e-arşiv fatura kullanımının mümkün olabilmesi için öncelikle e-fatura kaydını yapmasının gerekliliği söz konusudur.
E-İrsaliye
Günümüzde büyük bir öneme sahip olan elektronik dönüşüm sistemlerinden biri de e-irsaliye olmaktadır.Bu irsaliye türü, kağıt irsaliye ile benzer özelliklere sahiptir. E-irsaliye, kağıt formundaki irsaliyenin online ortamda hazırlanarak sunulduğu şeklidir. E-irsaliye kullanarak dijital ortamda tüm işleri kolaylıkla yapmak mümkün olmaktadır. Aynı zamanda şirketlere e-irsaliye gönderimleri kolaylıkla yapılabilir.
E-Defter
Elektronik dönüşümün iş dünyasına getirdiği önemli kolaylıklardan biridir. Defter-i kebir yahut yevmiye defteri olarak tanımlanan e-defter, elektronik ortamda hazırlanmaktadır. E-defter zaman damgası ile imzalanarak ibraz edilir. Böylelikle e-defteri kolaylıkla arşivleyebilmek mümkün olmaktadır. Bu sayede gerekli hallerde e-deftere kolaylıkla erişim sağlamak mümkün olmaktadır.
Tüm bunların yanı sıra e-defter, firmalara maliyet ve zaman tasarrufu sağlama olanağı sunar. Bunun sebebi ise elektronik ortamda hazırlanıp bu ortamda tutulduğu için noter onayına gerek duyulmamasıdır.
E-Müstahsil Makbuzu
E-müstahsil makbuzu, kağıt müstahsil makbuzuyla aynı niteliğe sahiptir. E-müstahsil makbuzu Gelir İdaresi Başkanlığı’nın standartlarına uygun olarak hazırlanmaktadır. E-müstahsil makbuzu, kağıt müstahsil makbuzunun elektronik ortamda hazırlanmış halidir. Özellikle günümüzde e-mühtahsil makbuzu çok yaygın bir şekilde kullanılan elektronik bir dönüşüm sistemidir. E-müstahsil makbuzunun hem kağıt hem de elektronik ortamda saklanması mümkün olmaktadır. Bu durum e-müstahsil makbuzunun ibraz edilmesini kapsamaktadır.
E-SMMM
E-SMMM, serbest meslek mensupları tarafından, mesleki çalışmalarına ilişkin tahsilatları için elektronik ortamda düzenledikleri belge türüdür. e-Serbest Meslek Makbuzu kelimelerinin kısaltılmış halidir. Kişilerin muhatabının isteği doğrultusunda elektronik yahut kağıt ortamda iletimi mümkün olmaktadır. Elektronik ortamda muhafaza edilerek, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’na elektronik ortamda kolaylıkla raporlanabilir niteliktedir.
E-SMM, Serbest Meslek Makbuzunun, Gelir İdaresi Başkanlığınca belirlenen standartlara göre olarak ortamda oluşturulmasını kapsar. Aynı zamanda elektronik ortamda saklanmasını, ibrazı ve raporlanmasını kapsayanı da kapsamına alır. Kısaca e-SMM, yeni kullanılmaya başlayan bir belge türü değildir. Kağıt serbest meslek makbuzuyla aynı hukuki özelliklere sahiptir.
e-SMM,Gelir İdaresi Başkanlığı teknik kılavuzlarında bulunan format ve standartlara göre elektronik, sertifikayla imzalanması zorunludur. Elektronik ortamda düzenlenen ve GİB tarafından oluşturulan e-SMM Uygulaması vasıtasıyla alıcıya iletilmesi mecburidir. Bu belge türünün aynı zamanda muhafazası ve ibraz edilmesi zorunlu olmaktadır. Elektronik sertifikayla imzalama işleminin gerçekleştirilmesi, e-SMM’nin nitelikli elektronik sertifikayla imzalanması yahut mali mühürle onaylanması demektir.
E-Bilet
Dijital bilet yahut e-bilet,yolcuyla hava yolu firması arasında taşıma hizmetini sağlayan elektronik bir sözleşmedir. E-bilet, uzun yıllardan beri kullanılan kağıt biletin dijital versiyonudur. Çoğunlukla dijital bilet yahut e-bilet olarak adlandırılmaktadır. E-bilet terim en çok hava yolu firmalarının verdiği biletlerle ilişkilendirilmektedir.
Şehir içi yahut demiryolu toplu taşıma vasıtaları için elektronik biletlere, çoğunlukla seyahat kartı yahut transit geçişi adı verilmektedir. Aynı zamanda eğlence sektöründe biletleme işlemlerinde kullanımı söz konusudur.
E-Dönüşüme Geçmenin Faydaları
Dönüşüm sürecine geçmek, 10 milyon Türk Lirası ve üzeri ciroyu geçmiş durumdaki firmalara, yasal zorunluluktur. Bu durum, yıllık cirosu 5 milyon TL ve üzeri online satış yapan şirketlerini de kapsamaktadır. Bu bakımdan günümüzde dijital dönüşüm çok büyük önem kazanmaktadır. Dijital dönüşümün faydalarının farkına varan firmalar da bu sürece gönüllü olarak dahil olmaktadır.
Şirketler, e-Dönüşüm süreçlerine;
– e-fatura
– e-arşiv fatura
– e-irsaliye
– e-defter
– e-mühtahsil makbuzu
– e-smmm
– e-bilet gibi birbirinden farklı uygulamaları hayata geçirerek dahil olmaktadır. Tüm bu uygulamalar sayesinde, verilerin tümü kolaylıkla elektronik ortama taşınıyor. Bu sayede tüm muhasebe işlemleri hız kazanmaktadır. Ayrıca eski faturaların dijital ortamda muhafaza edilebilmektedir. Buna ek olarak gerek duyulduğuna bu faturaların rahatlıkla bulunabilmesi mümkün olmaktadır.
Dönüşüm sürecine geçmenin şirketlere sağladığı çok büyük faydalar söz konusudur. Bu faydalardan en önemlileri ise şunlar olmaktadır;
– Kâğıt giderleri azalır,
– Mürekkep tasarrufu sağlanır,
– Basım maliyetleri düşer,
– Kargolama gibi çok ciddi maliyetler de önemli azalmalar söz konusu olur,
– Zamandan tasarruf sağlar,