E-Fatura Programı

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak, elektronik ortamda düzenlenen ve gönderilen faturadır. Aslında kağıt faturanın tamamen dijitalleşmiş halidir. Bu sistem sayesinde, faturaların basımı, gönderimi ve arşivlenmesi gibi süreçler tamamen elektronik ortama taşınır. Hem zaman hem de maliyet açısından önemli avantajlar sunar.

e-Fatura Nasıl Kesilir?

e-Fatura kesmek için öncelikle e-fatura mükellefi olmanız gerekir. Bir muhasebe yazılımı veya özel entegratör aracılığıyla e-fatura sistemine bağlanarak faturalarınızı oluşturabilirsiniz. Fatura, alıcının VKN/TCKN bilgileriyle sistem üzerinden GİB’e gönderilir. GİB tarafından onaylanan fatura, alıcının sistemine elektronik olarak iletilir. Bu süreç, tamamen güvenli ve hızlı bir şekilde gerçekleşir.

e-Fatura Nasıl İptal Edilir?

Yanlış kesilen bir faturayı iptal etmeniz gerekirse, faturanın alıcısına gönderilmesinden itibaren 8 gün içinde iptal işlemini gerçekleştirebilirsiniz. Bu işlem, genellikle kullandığınız entegrasyon sistemi üzerinden yapılır. İptal talebi, alıcının onayına sunulur. Eğer 8 günlük iptal süresi geçerse, fatura iptal edilemez. Bu durumda, iade faturası kesilmesi veya noter aracılığıyla itiraz süreci başlatılması gerekir.

Kimler e-Fatura Kesebilir?

e-Fatura kesebilmek için GİB’in belirlediği ciro sınırlarını aşmanız veya gönüllü olarak bu sisteme geçiş yapmanız gerekir. Bu işletmeler, e-fatura mükellefi olarak adlandırılır. e-fatura mükellefi olanlar, kağıt fatura kesemezler; tüm faturalarını elektronik ortamda düzenlemek zorundadırlar. Ancak, e-fatura mükellefi olmayan işletmelere veya son kullanıcılara, e-arşiv fatura kesebilirler.

e-Fatura Nasıl Sorgulanır?

Size gelen bir e-fatura’yı sorgulamak için GİB’in e-fatura portalını kullanabilirsiniz. Ayrıca, kullandığınız entegrasyon veya muhasebe yazılımı üzerinden de gelen faturalarınızı listeleyebilir ve detaylarını inceleyebilirsiniz.

e-Fatura Geçiş Şartları Nelerdir ?

Gelir İdaresi Başkanlığı, her yıl cirosu belirli bir limitin üzerinde olan firmalara e-fatura uygulamasına geçme zorunluluğu getirir. 2025 yılı itibarıyla e-fatura geçiş zorunluluğu olan işletmeler şunlardır:

• 2024 hesap dönemi brüt satış hasılatı 3 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler.
• komisyonculuk yapan firmalar.
• E-ticaret ve internet üzerinden satış yapan ve 500 bin TL brüt satış hasılatı olanlar.

Bu şartları sağlamayan firmalar ise gönüllü olarak e-fatura sistemine geçiş yapabilirler.

e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Fatura başvurusu için öncelikle bir Mali Mühür veya e-İmza temin etmeniz gerekir. Ardından, GİB’in e-fatura portalını kullanarak veya özel entegratörler aracılığıyla başvurunuzu tamamlayabilirsiniz. Başvuru süreci tamamlandıktan ve GİB tarafından onaylandıktan sonra, e-fatura kesmeye başlayabilirsiniz.

e-Faturanın Avantajları Nelerdir?

• Kağıt, baskı, zarflama ve kargo gibi maliyetleri ortadan kaldırır. Faturalar saniyeler içinde alıcıya ulaşır.
• Kağıt kullanımını azaltarak doğayı korur.
• Manuel süreçlerde oluşabilecek fatura hatalarını en aza indirir.
• Faturalar elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanır ve istenildiğinde kolayca erişilebilir.
• Faturaların anında iletilmesi, ödeme süreçlerini hızlandırır.

Rota Mobil’den e-Fatura Nasıl Kesilir?

 Rota Mobil üzerinden fatura kesmek için şu adımları izlemelisiniz:

• Rota Mobil hesabınıza giriş yapın.
• Satış Yönetimi > Satış Faturaları bölümüne gidin.
• Fatura oluşturmak istediğiniz cari hesabı seçin.
• Ürün/hizmet kalemlerini ekleyin.
• Eğer varsa, istisna kodu veya tevkifat kodu gibi özel alanları doldurun.
• Faturayı kaydedin ve GİB’e gönderin.
• Fatura, GİB’den onaylanıp alıcıya iletildiğinde size bilgi verilir.

E-Fatura Durum Kodları Nelerdir ?

E-fatura gönderim sürecinde faturanızın durumunu gösteren çeşitli kodlar vardır. Bu kodlar, faturanın alıcıya ulaşıp ulaşmadığını, alıcının faturayı kabul edip etmediğini veya bir hata oluşup oluşmadığını belirtir.

Bu kodları anlamak, olası bir problemde ne yapmanız gerektiğini hızlıca belirlemenize yardımcı olur.

e-Fatura Mükellefi Nedir?

e-fatura mükellefi, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen zorunluluklara uyan veya gönüllü olarak e-fatura sistemini kullanan vergi mükellefidir. Bu mükellefler, kağıt fatura yerine e-fatura kesmek zorundadır.

e-Fatura Mükellefi Kağıt Fatura Kesebilir mi?

e-fatura mükellefi olan bir işletme, e-fatura sistemini kullanan diğer mükelleflere kağıt fatura kesemez. Ancak, son kullanıcılara veya e-fatura mükellefi olmayan işletmelere e-arşiv fatura kesebilir. Bu, kağıt faturanın yerini alan ve elektronik ortamda düzenlenen bir diğer fatura türüdür.

e-Fatura Sistemi İle e-Arşiv Fatura Arasındaki Fark Nedir?

e-Fatura: Sadece e-fatura mükellefi olan işletmelerin birbirlerine kestiği faturadır. Bu faturalar GİB sisteminde kayıtlıdır.

e-Arşiv Fatura: e-fatura mükellefi olmayan işletmelere veya bireysel müşterilere kesilen faturadır. Bu faturalar da elektronik ortamda düzenlenir ve saklanır, ancak GİB sistemine yalnızca belirli bir limitin üzerindeki faturaların raporlaması yapılır.

Yani, bir işletme e-fatura mükellefi olduğunda, fatura keseceği kişinin de e-fatura mükellefi olup olmadığına bakarak doğru fatura türünü seçer.

E-Fatura Keserken Nelere Dikkat Edilmeli?

Fatura kesme işlemini sorunsuz hale getirmek için birkaç önemli ipucu:

• Yanlış VKN veya TCKN girilmesi, faturanın alıcıya ulaşmasını engeller. Bu da faturanın iptal edilip yeniden düzenlenmesini gerektirir.
• e-fatura en fazla 7 gün geriye dönük kesilebilir. Bu süreyi aşmamaya özen gösterin.
• Faturadaki ürün veya hizmet açıklamaları, anlaşmazlıkları önlemek için net ve anlaşılır olmalıdır.
• Dövizli faturalarda GİB’in belirlediği kur oranını dikkate almalısınız.

E-Faturada Mühür Neden Önemli?

E-fatura’nın en önemli güvenlik unsurlarından biri mali mühür veya e-imzadır. Fatura oluşturulup GİB’e gönderilmeden önce elektronik olarak mühürlenir. Bu mühür, faturanın kim tarafından, ne zaman düzenlendiğini ve içeriğinin değiştirilmediğini kanıtlar. Yani faturanın hukuki geçerliliğini ve güvenliğini sağlayan dijital bir kaşedir. Tüzel kişiler mali mühür, şahıs firmaları ise e-imza kullanır. Bu mühür olmadan kesilen e-faturanın yasal geçerliliği yoktur.

E-Fatura Kaç Yıl Saklanır?

E-fatura ve e-arşiv faturaların da kağıt faturalar gibi yasal olarak belirli bir süre saklanması zorunludur. Türkiye’deki mevzuata göre bu süre 10 yıldır. Kullandığınız entegrasyon veya muhasebe yazılımı, bu faturaları genellikle sizin için elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklar. Ancak, sorumluluk tamamen işletmeye aittir. Olası bir denetimde bu faturaların kolayca erişilebilir ve gösterilebilir olması gerekir. Bu nedenle, kullandığınız sistemin güvenli ve yedekli bir arşivleme çözümü sunduğundan emin olmalısınız.

Rota Muhasebe Programı ile işletmenize neler katabileceğinizi keşfetmek için tıklayın.