433 sıra numaralı olan VUK Genel Tebliği “3- e-Arşiv Uygulaması İzni” başlıklı bölümde açıklanmıştır. “397 sıra numaralı olan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğiyle getirilmiş olan e-fatura uygulaması söz konusudur. Bu uygulamaya kayıtlı olanlar düzenlemiş oldukları faturaları anılan tebliğe göre e-fatura olarak oluşturmak gerekir. Bunun beraberinde iletmek, muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorunluluğu vardır.
VUK ile belirlenmiş koşullara göre e-fatura kullanıcısı olan mükelleflere kesilecek fatura, tebliğ gereği e-Fatura olmalıdır. E-fatura mükellefi olan kişiye düzenlenen e-Arşiv faturası, e-Faturanın yerini tutamaz. Aynı zamanda da geçerli olarak da sayılamaz. Böyle bir durum neticesinde alıcı olarak karşılaşılırsa karşı taraftan e-arşiv faturayı iptal talebinde bulunulabilir. Bunun beraberinde e-fatura düzenlemesi talebinde bulunulabilir.
Eğer kişi bir e-fatura mükellefine e-arşiv düzenlenmişse, kişinin bu belgeyi iptal ederek e-Fatura düzenlemesi gerekir. Yanlışlıkla düzenlenmiş e-arşiv veya matbu fatura kayıtlara alınmışsa ve KDV Beyannamesi’ne konu edilmişse iptal edilemez. Bu durum VUK gereğince cezai uygulama gerektirmektedir. Aynı zamanda da mal teslimi veya hizmeti gerçekleşmişse KDV’yi doğurmaktadır.
Ayrıca e-arşiv düzenlenmiş olsa dahi mal veya hizmetin tesliminden itibaren 7 gün içerisinde e-fatura düzenlenmelidir. Eğer bu süreç içerisinde e-fatura düzenlenmezse ilişiği olan tarafa usulsüzlük cezası kesilmesi söz konusudur.
E-Arşiv Faturanın E-faturadan Farkı Nedir?
E-fatura sadece e-fatura mükellefine kesilip gönderilebilir olmaktadır. E-arşiv fatura ise gönderici kimsenin e-fatura mükellefine, alıcının ise kağıt fatura kullanıcısı olması halinde kullanılır. Buna göre bir e-fatura mükellefi bireysel müşterilerine e-mail yoluyla e-Arşiv fatura gönderebilir. Bunun beraberinde gönderilen faturanın ikinci nüshasını elektronik fatura formatında saklayabilir. E-fatura, e-fatura uygulaması üzerinden kolaylıkla hazırlanabilir.
E-fatura kesmek için hem göndericinin hem de alıcının e-fatura mükellefi olmasının gerekliliği söz konusudur. E-fatura mükellefi olmayanlara sadece kağıt fatura yahut e-arşiv fatura düzenlenebilir.
E-Arşiv mükellefi olmak için ilk olarak e-fatura mükellefi olunması gerekmektedir. Hem e-fatura hem de e-arşiv fatura mükellefi olanlar e-fatura mükellefleri olmayanlara e-arşiv faturası gönderebilir.
E-Arşiv Fatura Nedir ve Kimlere Kesilebilir?
E-arşiv, VUK gereğince kağıt üzerinde düzenlenerek muhafaza ve ibraz edilme zorunluluğu ulan bir uygulamadır. E-arşiv fatura elektronik ortamda düzenlenmeli ve ikinci nüshası elektronik ortamda saklanması gerekir. Gerekli olduğunda ise ibraz edilmesine olanak tanınır. E-Fatura mükellefi olmayan müşterilere e-arşiv fatura kesilebilir ve gönderilebilir.
Bunun beraberinde alıcı, kağıt fatura kullanıcısı da olabilir. E-Fatura yalnızca e-fatura kullanıcılarına kesilerek yollanabilir. Bundan dolayı müşterinize e-fatura mükellefi olmadığı durumda e-arşiv fatura da kesebilirsiniz.
E-arşiv Faturanın Özellikleri Nelerdir?
E-arşiv faturanın öne çıkan bazı önemli özellikleri bulunmaktadır. Bu anlamda e-arşiv fatura özelliklerini şu şekilde listelemek mümkündür:
– Dijital ortamda düzenlenerek yine dijital ortamda muhafaza edilir.
– Gerektiğinde tekrar online olarak ibraz edilir.
– E-arşiv faturasının ikinci nüshası elektronik ortamda saklanır.
E-fatura Nedir ve Kimlere Kesilebilir?
Elektronik ortamda hazırlanan faturalara e-fatura denilmektedir. Kağıt maliyetlerinin kullanılmadığı ve pek çok avantajın bulunduğu e-fatura sistemine arzu eden herkes geçebilir. E-fatura kullanımı tamamıyla elektronik ortamda gerçekleşir. Bundan dolayı kağıt baskının bir hükmü olmamaktadır. Sisteme geçiş yapmak ise son derece kolaydır. Başvuru için mali mühür gerekliliği söz konusudur. Ancak mali mührü olmayanlar ilk olarak mali mühür talebinde bulunmalıdır.
Mali mühür talebi ise Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden gerçekleştirilir. Kişi firmalarında mali mühür mecburiyeti olmamakla beraber e-imza ile başvuru yapabilirler. E-fatura mükellefi olunması durumunda çeşitli yollar aracılığıyla e faturaya geçiş yapılabilir.
Bazı programlar üzerinden ön muhasebe işlemleri ile e-Fatura entegre bir şekilde çalışılabilmektedir.
Bu durum muhasebe elemanları üzerindeki yükü önemli ölçüde hafifletmektedir. Böylelikle verimlilik artışına sebep olmaktadır.
Arşivleme kapasitesi geniş olduğundan dolayı kağıt baskının yaratacağı kargaşa ortadan kalkmaktadır. Bunun sonucu olarak geriye dönük faturaların kontrolü önemli ölçüde kolaylaşır. Baskı için kağıt tüketimine ihtiyaç yoktur. Bunun yanında yazıcı ve kırtasiye masrafları olmaz. Bu sayede maliyetlerde azalma söz konusu olur.
E- fatura hakkında merak edilen bir diğer unsur e-fatura kimlere kesilir sorusunun yanıtıdır. Bu sorunun yanıtı son derece kısadır. E-Fatura sadece ve sadece e-fatura mükelleflerine kesilerek gönderilebilen bir fatura türüdür.
E- Faturanın Özellikleri Nelerdir?
E-faturanın kendisine özgü bazı önemli özelliklerinin varlığı söz konusudur. Bunları ise şu şekilde sıralamak mümkündür:
- Veri format ve standardı Maliye Bakanlığı’nın merkezi platformu durumundaki Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenmektedir.
- E-faturanın satıcıdan alıcıya iletimini GİB yapar.
- Vergi Usul Kanunu (VUK) kapsamı doğrultusunda bir faturada bulunması gereken bilgileri içerir.
- Kağıda basılmaz ve bunun sonucu olarak tüm işlemleri dijital ortamda gerçekleştirilir.
E-arşiv Fatura Avantajları Nelerdir?
E- arşiv faturanın kullanıcısına sağladığı bazı avantajların varlığı söz konusudur. Bunlar:
- Faturalama işlemindeki hata payını en aza indirir.
- Belli bir süre saklanabilir.
- Muhasebe sürecini hızlandırır.
- Üzerinde ‘‘İrsaliye yerine geçer.’’ ibaresi varsa, irsaliye yerine de geçer.
- Kağıt kullanımını en aza indirerek kağıt giderlerini ortadan kaldırır.
- Elektronik ortamda erişim, ibraz ve e-posta üzerinden gönderim olanağı sunar.
E-fatura Avantajları Nelerdir?
E-fatura kullanımının sağladığı oldukça önemli avantajları bulunmaktadır. Bunları şu şekilde listelemek mümkün:
- Dijital ortamda arşivlenir,
- Faturayı müşteriye gönderirken büyük bir kolaylık sağlar,
- Gönderim sürecinde kargo işlemi ile vakit kaybı söz konusu olmaz,
- Maliyeti önemli ölçüde azaltır,
- Tahsilat sürecini hızlandırır.
- Faturaların daha hızlı hazırlanmasına olanak sunar.