Elektronik ortamda düzenlenen ve yine elektronik ortamda alıcıya gönderilen belge türüdür. Matbu irsaliye yerine daha kullanışlı ve pratik. Her yıl kesilen ağaçlardan yüzbinlerce eksilmesine katkı sağlar. E-irsaliye kullanımıyla beraber bilgilerin korunumu ve geriye dönük arşiv kontrolleri daha kolay hale gelmiştir. E-irsaliye 10 yıla kadar dijital ortamda saklanabilir. Sevk irsaliyesi için bu durum pek de söz konusu olmayabilir. Sisteme kayıtlı olup e-irsaliye uygulamasına başlayacaklar için e-irsaliye hakkında önemli bilgileri hazırladık. E-irsaliye nedir? Avantajları nelerdir? İrsaliye hakkında tüm detayları derledik.
E-İrsaliye Nedir?
Tanıma irsaliyeyi açıklayarak başlayabiliriz. İrsaliye, satıcı tarafından herhangi bir malın satış işlemleri tamamlanması ardından satıcının elde ettiği bedel tutarını gösteren belgedir. Satıcının mal hareketleri için de sevk irsaliyesi kullanımı bulunuyordu. Mal hareketlerinin düzenli bir şekilde izlenebilmesi amaçlanıyordu. Sevk irsaliyesi kullanımı yerine de yeni yasayla beraber e-irsaliye kullanımı zorunlu hale getirildi.
E-irsaliye işlemleri matbu irsaliye işlemleri gibidir. Düzenleme, iletim, alım, yanıtlama, saklama ve görüntüleme gibi işlemlerin tamamının dijital ortamda gerçekleşmesini sağlayan uygulamadır. Kullanımı oldukça kolay ve daha hızlıdır. E-irsaliye kullanımıyla işlemler daha pratik ve hızlı iletim avantajı bulunur. Bu sayede her iki taraf için zaman kaybı da yaşanmaz.
E-İrsaliye Kullanımı Zorunlu mudur?
Yasaya göre e-irsaliye kullanım zorunluluğu getirilmiştir. Başkanlığın izin verdiği entegratörlere başvurarak izin alınması gerektiği ve izin neticesinde başvuru işlemlerinin sağlanabileceği de ilgili yasanın maddelerinde belirtilir. Zorunluğu olduğu kısımla alakalı olan yer ise 487 SIRA NOLU VERGİ USUL KANUNU GENEL TEBLİĞİ(Elektronik irsaliye(e-irsaliye) Madde 3 – (5) kısmında geçen);
”(5) Elektronik İrsaliyenin Düzenlenmesi ve İletilmesi: elektronik İrsaliyenin www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan ve e-İrsaliye Uygulamasına ilişkin teknik kılavuzlarda yer alan format ve standartlara göre elektronik ortamda, elektronik sertifika ile imzalanarak düzenlenmesi, alıcısına iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi esastır.
e-İrsaliyenin, bu Tebliğde belirlenen usul ve esaslara uygun olarak düzenlenmesi, gönderme veya alma işlemlerinin de Başkanlık tarafından oluşturulan e-İrsaliye Uygulaması aracılığı ile gerçekleştirilmesi zorunludur.”
Kullanım zorunluğu ise EPDK’dan lisans alan tüm lisans sahibi şirketleri, bayileri vb. kuruluşları kapsamaktadır. EPDK’dan lisans sahibi olan şirketlerinse Özel Tüketim Vergisi Kanunu’nda yer alan listedeki malların faaliyetlerinden sorumlu olması e-irsaliyede zorunlu kullanımı getirmektedir.
E-İrsaliye Başvuru İşlemleri
E-irsaliye başvurusu yapabilmek için öncelikle e-fatura sistemine kayıtlı olunması gerekmektedir. E-fatura sisteminde kaydı bulunan tüm kullanıcılar e-irsaliye başvuru işlemlerini başlatıp, uygulamayı kullanmaya başlayabilir. E-fatura sisteminde kaydı bulunanlar için birden fazla elektronik irsaliye başvuru yöntemi bulunur. Bunlar;
– Yukarıda da belirttiğimiz entegratör olan başkanlık izni almış kişi veya firmalar. Başkanlık izni almış firmalar başvuru işlem kanalı olarak bulunur. Uygulamaya katılım sağlayabilmek için başkanlık izni bulunan entegratörler arasından herhangi biri tercih edilebilir.
– GİB Portalı kullanarak uygulamaya katılım sağlanabilir. Gelir İdaresi Başkanlığı Elektronik Fatura Portalı’na giriş yaparak e-fatura sistemi aracılığı ile elektronik irsaliye başvurusu yapılabilir. Giriş için sizden istenen elektronik imza uygulaması kullanabilir veya dilerseniz diğer yöntemlere başvurabilirsiniz.
E-İrsaliye Kullanım Avantajları Nelerdir?
En başta doğa dostu bir irsaliye kullanımı söz konusudur. Kağıt yerine elektronik ortam aracılığı ile irsaliyekullanmak binlerce ağacın kesilmesini önleyecektir. E-irsaliye kullanarak geriye dönük e-irsaliyelerinize de erişebilirsiniz. İrsaliye kullanımına göre daha güvenlidir kayıtlar elektronik ortamda muhafaza edilir. Aynı zamanda e-irsaliye ile bilgiler anında alıcıya ulaşır ve alıcı ile satıcı arasında hızlı anlaşma sağlanır.
E-İrsaliye kullanımının özellikle satıcılara sağladığı avantajlar oldukça fazladır. Bunları özetle şu şekilde belirtebiliriz;
– Hızlı ve pratik çözümdür işlerin aksamamasına ve istikrarın sağlanmasına katkı sağlar.
– E-irsaliye düzenleme ve iletme gerektiğinde illa ofiste veya masa başında bulunmanız gerekmez. Mobil uygulama sayesinde e-irsaliye oluşturabilir, düzenleyebilir ve alıcıya iletebilirsiniz.
– Kağıt masrafından kurtulursunuz. İrsaliye basım ve arşivleme gibi masrafları ödemek zorunda kalmazsınız.
E-İrsaliyede Bulunması Gereken Zorunlu Bilgiler
E-irsaliye oluştururken başkanlık tarafından belirlenen bazı bilgilerin belgede bulunma zorunluluğu bulunur. Başkanlık gerek gördüğü durumlarda da zorunlu bilgilere ilave olarak ek bilgiyi de mükelleften talep edebilir. Bu gibi istek ve duyuruları da ebelge.gib.gov.tr kanalı üzerinden gerçekleştirmektedir.
E-irsaliyede bulunması gereken bilgilerse;
SATICI;
– E-irsaliye düzenlenme tarihi,
– E-irsaliye belge numarası,
– Ad ve soyadı
– Vergi dairesi ve vergi kimlik numarası,
– Ticaret unvanı ve adresi
MÜŞTERİ/ALICI;
– Ad ve soyadı,
– Ticaret unvanı ve adresi(işyeri veya mal teslim adresi) ve bulunması zorunlu diğer bilgilerse; Malın fiili sevk tarihi, malı taşıyan aracın bilgileri, şoförün TCKN ve diğer bilgileri ve lojistik firmanın bilgileri. bu şekildedir.
Bazı durumlarda istenecek ek bilgiler ise mükelleflere duyuruyla beraber bildirilir.
E-İrsaliye Hakkında Diğer Önemli Bilgiler
E-İrsaliye uygulaması kısaca satıcılara ve alıcılara pek çok bakımdan kolaylık sağlamıştır. Hatta çoğu zaman özellikle avantajları sayesinde tercih edilmesinin gerekliliğini göstermiştir. E-İrsaliye kullanımının büyük ölçüde avantajlarından önemli olanlarıysa; Satıcı ile alıcı arasında sağlanacak anlaşma çok daha kısa sürmektedir. Ticari anlaşma ve anlaşamama durumlarında ret veya onay yanıtları kısa sürede sonuçlanır. Bu durum iş süreçlerinde çeviklik anlayışını arttıracaktır.
E-İrsaliye hakkında uygulamayı kullananların veya kullanacak olanların da merak ettiği önemli bilgilerden bazıları;
1. Taşıma irsaliyesi e-irsaliye kapsamında mıdır?
– E-İrsaliye, Taşıma irsaliyesini kapsamaz. Ancak e-irsaliye ile sevk irsaliyesi aynı hukuki özellikleri taşır.
2. E-İrsaliye düzenlemesi için satıcı olmak mı gerekir?
– E-İrsaliye düzenleyen ve alan taraflar aynı olabilir.
3. E-İrsaliye ne zaman düzenlenmelidir?
– Malın fiili sevkinden önce düzenlenmesi gerekir.