Şirketlerin finans yönetimi için yapılan işlemlerin kayıt altına alınmasına ön muhasebe denmektedir. Lokal muhasebe ise ön muhasebeden çok daha kapsamlıdır. İç değerlerin yıllara göre sıralanması, devlete karşı sorumlulukların yerine getirilmesi, ön muhasebeden alınan sonuçların tamamı genel muhasebe kapsamı altındadır. Toplanan veriler, kazançlar ve giderler, vergilerin hesaplanması ve devlet kurumuna arz edilmesi gibi işlemlerin tamamı lokal muhasebe ile sağlanmaktadır.
Tüm bu muhasebe işlerini pratik ve sorunsuz bir şekilde yapmanızı sağlayan online muhasebe programıseçenekleri mevcuttur. Bu programlar online olarak veri girişi ve kayıt işlemlerinin yapılmasını sağlar. Ayrıca finansal yönetiminizde gerekli tüm gelir ve giderler bilgisayar ortamında kayıt altına alınır. Günümüzde pek çok işletme verilerin kaybolmasını önlemek ve tüm verileri arşivlemek adına bu tip programlara ihtiyaç duymaktadır.
Muhasebe programları iki farklı şekilde karşınıza çıkar. Bunlardan biri; firmaya ait tüm kayıtları, cari hareketleri ve kasa, banka işlemlerini kayıt altında tutan ön muhasebe programlarıdır. Bu programlar muhasebe fişlerinin oluşturmayan bir kayıt sistemidir. Diğer yandan Lokal Muhasebe programları ise ön muhasebe programlarına entegre edilerek yapılan tüm kayıtları tutan sistemdir. Bu sayede devlete yönlendireceğiniz resmi evraklarda bu sistem üzerinde yer alır.
İşletmenin bünyesinde çalışan bir SMM yoksa evraklar ay sonlarında muhasebeciye teslim ediliyorsa, genelde ön muhasebe programları kullanılmaktadır. Fakat işletmenin bünyesinde çalışan bir SMM varsa ve devlet beyanları işletme tarafınca iletiliyorsa o halde mutlaka bir genel muhasebe programı edinilmesi gerekmektedir.
Diğer yandan kimi büyük işletmelerde, bölümlere göre farklı ön muhasebe kayıtları tutulmaktadır. Bu kayıtları bir araya getirerek tek çatı altında toplamak oldukça meşakkatli bir iştir. Bu iş yükünü ortadan kaldırmak amacıyla da Genel Muhasebe programı edinilmelidir. Bölümlerde yapılan ön muhasebe kayıtları entegre edilen Genel Muhasebe programına yönlendirilir. Ay sonunda yalnızca Genel Muhasebe programından tüm bölümlerin analizi yapılabilmektedir.
Online Muhasebe Programlarının Avantajları Nelerdir?
Muhasebe kayıtları tutulurken artık gelenek haline gelmiş yöntemler yerine teknolojinin nimetlerinden yararlanılmaktadır. Bir online muhasebe programı en verimli şekilde muhasebe işlemlerinizin tamamlanmasını sağlayacaktır. Programların sunmuş olduğu kolay ara yüz ve gelişmiş alt yapı sayesinde herkesçe kullanılmaktadır. Web tabanlı bir online muhasebe programı tüm muhasebe fonksiyonlarını içinde barındırır. Stok ve depo yönetiminin yanı sıra, finans işlemlerinde de verimli bir yönetim sağlamaktadır. Ayrıca;
l Fatura oluşturma ve yazdırma,
l Barkod sistemi,
l Kredi kartı ile online tahsilat,
l Cari bilgiler,
l Kasa hareketleri,
l Banka hesapları,
l Anında Raporlama,
l Sipariş ve teklif verme,
l Devlete arz edilecek resmi evraklar da sistem üzerinde yönetilmektedir.
Muhasebe Neden Önemlidir?
Muhasebe yapılması gereken tüm bilgiler işletmenin günlük faaliyetlerini, gelir ve giderlerini, yönetimin temel taşını oluşturmaktadır. Bu işlemler yapılmadığı takdirde işletme hakkında herhangi bir kanıya varılamaz. Çünkü işletmenin yönetimine sağlayacak en büyük yardımı muhasebe üslenmektedir. Bu yüzden muhasebe işlemlerini yaparken mutlaka dikkat edilmesi gereken noktalar vardır. Bunlar;
l Gelir ve gider makbuzlarının kayıtları,
l Kesilen her faturanın aslı ya da kopyası,
l İşletme tarafından gerçekleşen sözleşmelerde damga vergilerinin kontrolü,
l Ticaret sicil evrakları, vergi dairesi yazışmaları ve sigorta poliçeleri gibi evrakların arşivlenmesi,
l İç ve dış ticaret evraklarının takibi,
l Tüm bu evrakların Ticaret Kanununca 10 yıl, Vergi Kanununca 5 yıl saklanması,
l Çek, senet işlemleri ve banka havalelerinin makbuzları,
l İrsaliye ve sipariş emirleri, bununla birlikte irsaliyeler ile faturaların karşılaştırılması gibi tüm işlemler muhasebe tarafından yönetilmektedir.
Günümüz şartlarında ve gelişen teknoloji kapsamında tüm bu işlemleri bir insanın yapması oldukça zordur. Evrakların saklanma süreleri ise mutlaka bu programlardan yararlanmak gerektiğine işaret eder. Dosya dolaplarından ve kağıt yığınların kurtulmanızı sağlar. Online muhasebe programı, herhangi bir belgeyi aramak için saatler harcamanıza gerek kalmadan, hatta gittiğiniz her yerde bu evraklara ulaşabilme imkanı sağlamaktadır.
Muhasebe Programlarının İçeriği Nedir?
Web tabanlı bir online muhasebe programı, işletmenin maddi tüm verilerini kapsamaktadır. Bu bağlamda;
l Kasa hesabı takibini gerçekleştirir,
l Cari hesap takiplerini yapar,
l Fatura ve irsaliye işlemlerini arşivler,
l Stok giriş-çıkışlarını takip etmeye yardımcı olur,
l Çek, senet ve banka işlemlerinin kolayca yapılmasını sağlar,
l Ayrıca banka işlemlerini anında ve yerinde gerçekleştirir.
Tüm bunların yanı sıra genel muhasebeyi işletmenin tutması bazı ek maliyetler getirmektedir. Programın yaptığı tüm işlemleri yapacak bir muhasebe elemanına ihtiyaç duyulur. Bu elemanı kontrol edecek bir mali müşavir olması gerekir. Doğal olarak bu durum müşavirin ücretini yükseltecektir. Ek maliyetlerden kaçınmanın haricinde muhasebe işlemlerini tam anlamıyla, disiplinli ve titiz bir şekilde tutulması için mutlaka online muhasebe programı edinilmelidir.