Ön muhasebe bir firmanın en önemli konularından biridir. Firmalar, gelişen yazılım ve teknolojilerle birlikte ön muhasebe programı da kullanarak kayıtlarını bu şekilde saklamaya başlarlar. Her firma, online ön muhasebe programı kullanarak muhasebe işlemlerini kayıt altında tutar.
Online Ön Muhasebe Programı Nedir?
Ön muhasebe programı ya da ön için geliştirilen muhasebe yazılımı şirket içi finansal yönetiminizde etkili olan tüm müşterileri, nakit miktarını, gelir ve giderleri vb. kalemleri bilgisayarda kayıt altında tutmayı sağlayan programlardır. Ön muhasebe programı genellikle masaüstü bir program şeklinde olabileceği gibi web tabanlı bir program da olabilir. Önerilen her zaman verilerin bulut ortamında saklandığı online ön muhasebe programı web tabanlı programlardır.
Herhangi bir şirketin ya da işletmenin finansal yönetimini sağlayan her türlü verinin takip edilmesi işlemine ön muhasebe denir. İşletmeye ait olan stoklar, cari hesap takibi, çekler, maaş ve avans takibi, banka hesapları, nakit para, teklif yönetimi, faturalar, senet ve müşteriler için önemli olan ana unsurların kayıt altına alınması ile bunların hareketlerinin dikkatli bir şekilde takip edilmesi için ön muhasebe işletmenin kendi içinde tutulur.
Ön Muhasebe Programı Avantajları Nelerdir?
Kullanacağınız online ön muhasebe programı web tabanlı olması nedeni ile firmanıza çok önemli bir katkı sağlar. Aynı zamanda verilere internet bağlantısı olan her yerden dilediğiniz anda kolaylıkla ulaşabilirsiniz. Aynı zamanda online ön muhasebe eş zamanlı olarak birden fazla personelin aynı veriler üzerinde işlem yapmasına ve verilerin en güncel haline her an ulaşılabilmesini sağlar. Bu sayede iş gücünden ve zamandan tasarruf etmiş olursunuz.
Masaüstü programlarda verilerin kaybolma ihtimali çok yüksektir. Bu gibi programlarda veriler sadece kurulu olduğu bilgisayarda saklandığından dolayı bilgisayarın başına bir şey gelmesi halinde veriler bozulabilir ya da kaybolabilir. Ön muhasebe bulunan web tabanlı yazılımlarda, düzenli olarak veriler bulut ortamında saklandığı ve yedeklerin alındığından dolayı zarar görme ya da kaybolma ihtimali neredeyse hiç yoktur.
Ön Muhasebe Programında Neler Olmalıdır?
Bir ön muhasebe programı satın almayı düşünüyorsanız öncelikle içindeki modüllere dikkat etmeniz gerekir. Bir online ön muhasebe içinde bulunması gereken modüller şunlardır;
- Stok Giriş – Çıkış Takibi
- İrsaliye İşlemleri
- Satın alma – Satış Siparişleri Takibi
- Kasa Yönetimi Modülü
- Cari Hesap Yönetimi
Genel Muhasebe ve Ön Muhasebe Farkı
Ön muhasebe tutulduktan sonra tamamlanan işlemlerin bir sonraki aşamasını ise genel muhasebe oluşturur. Çünkü ön muhasebe sırasında tutulan tüm kayıtlar kendi içinde sınıflandırılır. Bu sayede analiz ve raporlama işlemleri de online ön muhasebe ile çok daha kolay bir hale gelir. Bu konuda dikkati çeken farklar ise, şu şekilde özetlenebilir:
- Ön muhasebe işlemleri, genel muhasebe için yapılan ön hazırlık aşamasıdır.
- Online ön muhasebe ile işletmenin tüm finansal durumu ise, genel muhasebe aşamasında takip edilir.
- Pek çok işlemin sınıflandırılmasının ve takibinin online ön muhasebe sırasında yapılması, genel muhasebe aşamasında mali müşavirlerin işini önemli ölçüde kolaylaştırır.
- İşletmenin tüm borçları, varlıkları ve faturalarından genel muhasebe sorumludur.
- İşletmenin tüm defter kayıtlarının tutulması ve bu defterlerin devlete beyan edilmesi genel muhasebenin sorumluluğu altında yer alır.
Ön Muhasebe Tutmanın Avantajları
Muhasebe, bir şirket ya da işletme içindeki en önemli departmanlardan birisidir. Ülkemizde bulunan tüm özel ve kamu kurumlarının ön muhasebe ya da genel muhasebe sistemi olması zorunludur. online ön muhasebe tutmanın avantajları ise şunlardır:
- Ön muhasebe sayesinde işletme bünyesinde bulunan tüm ürünler takip edilebilir. Aynı zamanda bu ürünlerin de giriş ve çıkışı ile birlikte stok durumu da rahatlıkla izlenebilir.
- İşletmeye ait alacak ve borç tutarları anlık olarak online ön muhasebe ile izlenebilir.
- İşletmede çalışan personellerin ücret düzenlenmesi ve hesaplaması sağlanır.
- İşletmeye ait alacak ve borç tutarları anlık bir şekilde izlenebilir.
- İşletmenin aldığı ya da sattığı mal ve hizmet karşılığındaki faturaların resmî takibi rahatlıkla online ön muhasebe ile yapılabilir.
- Online ön muhasebe programı sayesinde işletmenin müşteriden aldığı ya da verdiği tüm senet ve çekler, vadeleri ve miktarları rahatlıkla takip edilebilir.
Ön Muhasebe Tutma Yöntemleri
Ön muhasebe programı tutmak için bazı farklı yöntemler vardır. Bu nedenle bir ön muhasebe defteri tutulabilir. Bakkal hesabı gibi tüm işlemler deftere yazılır ve bu yöntemle bütün ön muhasebe kalemleri de deftere itinayla kaydedilir. Ama bu yöntem hiç güvenli değildir. Çünkü defter yırtılabilir ya da üzerine bir şeyler dökülebilir ve kaybolabilir. Bunların hiç biri olmasa bile herhangi bir bilgiye ulaşmanız için saatlerce uğraşmanız gerekebilir.
Kayıtların tutulması için diğer bir yöntem de ön muhasebe için excel kullanmak gerekir. Bu yöntemi kullanmak için de iyi bir Excel kullanıcısı olmak gerekir. Online ön muhasebe programı işlemleri kolaylaştırır.