E-Defter Süreci Nasıl İşler? Adım Adım Kapsamlı Rehber

E-Defter Sürecinin Kısa Özeti

E-defter, pratikte şu zincirle işler:

1. Muhasebe kayıtları (yevmiye fişleri) oluşturulur

2. Dönem kapanış kontrolü yapılır

3. E-defter dosyaları üretilir (Yevmiye + Kebir)

4. Berat dosyaları oluşturulur

5. Beratlar imzalanır/mühürlenir

6. GİB sistemine yüklenir

7. GİB onayı alınır ve saklama başlar

8. Gerekirse düzeltme/yeniden berat süreçleri yönetilir

E-Deftere Geçiş İçin Ön Koşulla

E-defter süreci başlamadan önce aşağıdakiler hazır olmalı:

Zorunlu teknik gereksinimler

• Mali mühür (şirketler için) veya e-imza (gerçek kişiler için)

• E-Defter uygulamasına başvuru (GİB sistemi üzerinden)

• E-Defter üretimi yapacak bir uyumlu yazılım / entegratör / ERP

• Defter dönemlerine uygun muhasebe planı ve fiş düzeni

Operasyonel gereksinimler

• Kimlerin defter sürecini yöneteceği net olmalı (muhasebe + IT + danışman)

• Aylık rutin takvim (kapanış, kontrol, berat, saklama) belirlenmeli

• Arşivleme prosedürü: “dosyalar nerede, kaç yıl, nasıl saklanacak?”

Dönem Hazırlığı: Muhasebe Kayıtlarının Doğrulanması

E-defterin en kritik kısmı defter üretmeden önceki kontrol aşamasıdır. Çünkü defter ve berat kayıtların elektronik özetidir; hatayı sonradan düzeltmek zor ve maliyetli olur.

Bu aşamada kontrol etmen gerekenler

• Fişlerin tarihleri doğru mu? (dönem dışı kayıt var mı?)

• Yevmiye madde numaraları ve fiş sıraları tutarlı mı?

• Hesap kodları TDHP ile uyumlu mu?

• KDV/Tevkifat/Stopaj gibi kritik alanlar doğru mu?

• Dövizli kayıtların kur bilgileri eksiksiz mi?

• E-fatura/e-arşiv entegrasyonundan gelen fişlerde eksik alan var mı?

İpucu: E-defter sürecinde “kayıt doğruluğu” kadar “kayıt bütünlüğü” de önemlidir. Aynı işlem iki kez kaydedildiyse defter doğru üretse bile gerçeği yansıtmaz.

Defter Dosyalarının Oluşturulması (Yevmiye + Kebir)

Dönem (genelde ay) kapanınca sistem iki ana defteri üretir:

• Yevmiye Defteri: kayıtların tarih/sıra bazlı detay dökümü

• Defter-i Kebir: hesap bazında (mizan mantığıyla) hareket dökümü

Bu defterler belirli teknik formatlarda (standartlara uygun) oluşturulur.

Dikkat edilmesi gereken nokta

Defter üretimi “rapor almak” değildir. Üretilen dosya:

• Sonradan oynanamaz bir bütün olmalı

• İlgili dönemi tam kapsamalı

• Kaynak kaydı referanslayabilmeli (fiş no, belge, açıklama vb.)

Berat Nedir? Berat Dosyaları Nasıl Oluşturulur?

Berat, oluşturduğun e-defter dosyasının hash/özet bilgisi ve doğrulama kimliği gibidir.

• Defterin içeriği aynı mı? → Berat doğrular

• Defter sonradan değişmiş mi? → Berat ile yakalanır

Bu yüzden e-defterde “asıl kritik dosya” çoğu zaman berattır.

İmzalama / Mühürleme

Beratlar:

• Şirketlerde mali mühür ile,

• Gerçek kişilerde e-imza ile imzalanır.

İmza/mühür aşamasında en sık sorunlar:

• Sertifika sürücüsü güncel değil

• Java/istemci bileşeni uyumsuz

• Token bağlantısı kopuyor

• Yetki/rol eksik

Öneri: İmzalama yapılan bilgisayarda bu işlem için ayrı bir “imza ortamı” oluşturmak, güncelleme kaynaklı arızaları azaltır.

Beratların GİB’e Yüklenmesi

İmzalanan beratlar GİB sistemine yüklenir. Yükleme sonrası:

• Sistem kontrolden geçirir

• Onay/ret yanıtı üretir

• Onaylanan beratlar “resmileşir”

Yükleme sırasında kritik kontroller

• Doğru dönem mi yükleniyor?

• Yevmiye ve kebir beraber mi?

• Dosya adları, dönem bilgileri, şube/ünite bilgileri tutarlı mı?

• Daha önce yüklenmiş bir beratın üzerine mi gidiliyor? (çakışma)

GİB Onayı ve Saklama

GİB onayı alındıktan sonra süreç bitmez: saklama başlar.

Saklama demek:

• Defter ve berat dosyalarını

• İlgili yasal süre boyunca

• Güvenli şekilde muhafaza etmek demektir.

Saklamada iyi uygulamalar

• En az 2 ayrı lokasyonda yedek (bulut + fiziksel)

• Dosya bütünlüğü kontrolü (hash doğrulama)

• Dönem bazlı klasörleme ve erişim yetkisi

• Düzenli geri yükleme testi (yedek var ama açılıyor mu?)

E-Defter Sürecinde En Sık Yapılan Hatalar

GİB onayı alındıktan sonra süreç bitmez: saklama başlar.

Saklama demek:

• Defter ve berat dosyalarını

• İlgili yasal süre boyunca

• Güvenli şekilde muhafaza etmek demektir.

Saklamada iyi uygulamalar

• https://www.google.com/search?client=opera-gx&q=ds&sourceid=opera&ie=UTF-8&oe=UTF-8En az 2 ayrı lokasyonda yedek (bulut + fiziksel)

• Dosya bütünlüğü kontrolü (hash doğrulama)

• Dönem bazlı klasörleme ve erişim yetkisi

• Düzenli geri yükleme testi (yedek var ama açılıyor mu?)

Aylık E-Defter İş Akışı (Örnek Takvim)

• Her ay için basit bir rutin:

  • Ayın 1-5’i: önceki ay fiş kontrolü, eksik belgeler

  • Ayın 5-10’u: kapanış, mizan kontrol, mutabakat

  • Ayın 10-15’i: defter üretimi + berat + imza

  • Ayın 15-20’si: GİB yükleme + onay kontrol

  • Ayın 20-30’u: arşivleme, yedekleme, raporlama

  (Bu plan, işletmenin yoğunluğuna göre daha erken de çekilebilir.)

E-Defter İçin Pratik Kontrol Listesi

• Defter üretmeden önce:

  • Dönem fişleri tamam mı?

  • Mizan dengede mi?

  • KDV hesapları ve beyan uyumlu mu?

  • Dövizli işlemler kur bilgileri tam mı?

  • Cari/muhasebe mutabakatı alındı mı?

  • İmza/mühür test edildi mi?

  • Yedekleme alanı hazır mı?

Bizi Instagram’da Takip Edin!