e-Fatura ve e-Arşiv Fatura, işletmelerin fatura süreçlerini elektronik ortamda yürütmesini sağlayan e-Dönüşüm uygulamalarıdır. Her iki belge de Vergi Usul Kanunu kapsamında faturadır ancak kullanım alanları, alıcı profili ve elektronik belge akışları birbirinden farklıdır. En temel ayrım, e-Faturanın e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılar arasında düzenlenmesi; e-Arşiv Faturanın ise özellikle e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara yönelik faturalama süreçlerinde kullanılmasıdır.
e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Temel Fark Nedir?
e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki temel fark alıcının elektronik fatura sistemindeki durumudur. Alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa uygun işlemlerde e-Fatura düzenlenir. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil satıcı tarafından ilgili mevzuat kapsamında e-Arşiv Fatura düzenlenebilir. e-Fatura GİB’in e-Fatura mesajlaşma altyapısı üzerinden gönderici ve alıcı arasında iletilirken e-Arşiv Fatura farklı teknik profil ve teslim yöntemleriyle oluşturulur.
1. e-Fatura Nedir?
e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen teknik standartlara uygun şekilde elektronik ortamda oluşturulan ve e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılar arasında elektronik olarak iletilen faturadır.
GİB e-Fatura Entegrasyon Kılavuzunda e-Fatura uygulaması, önceden tanımlanmış kullanıcıların UBL-TR standardında oluşturdukları faturaların gönderici taraftan alıcı tarafa iletilmesini sağlayan bir mesajlaşma altyapısı olarak tanımlanmaktadır.
Bu nedenle e-Fatura düzenlenebilmesi için yalnızca faturayı düzenleyen işletmenin değil, faturanın gönderileceği alıcının da e-Fatura uygulamasına kayıtlı olup olmadığı önemlidir.
Kısaca: e-Fatura, e-Fatura sistemindeki kayıtlı kullanıcılar arasında elektronik ortamda gönderilen faturadır.
1.1. e-Fatura Nasıl Gönderilir?
e-Fatura işlemleri GİB Portal, doğrudan entegrasyon veya yetkili özel entegratör gibi kullanılabilen yöntemler üzerinden yürütülebilir. İşletmenin tercih edeceği yöntem işlem hacmine, teknik altyapısına ve kullandığı yazılıma göre değişebilir.
1.2. e-Faturada Temel ve Ticari Senaryo
e-Fatura teknik yapısında Temel Fatura ve Ticari Fatura gibi senaryolar bulunur. Özellikle Ticari Fatura senaryosunda uygulama yanıtlarıyla kabul veya ret işlemleri elektronik belge akışının bir parçası olabilir.
2. e-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv Fatura, elektronik ortamda oluşturulan ve e-Arşiv uygulamasının teknik standartlarına uygun şekilde düzenlenen faturadır. e-Arşiv Fatura özellikle e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükellefleri ve nihai tüketicilere yönelik faturalama süreçlerinde kullanılır.
GİB e-Arşiv Teknik Kılavuzuna göre e-Arşiv Faturalarda UBL-TR formatı genel yöntem olarak kullanılmakta ve elektronik belge içerisindeki ProfileID alanı “EARSIVFATURA” olarak oluşturulmaktadır.
e-Arşiv Fatura alıcısına elektronik ortamda iletilebildiği gibi mevzuatın izin verdiği durumlarda kağıt çıktı olarak da teslim edilebilir. Kullanılacak teslim yöntemi işlem ve alıcı türüne göre değişebilir.
Önemli: “e-Arşiv Fatura elektronik değildir” veya “e-Arşiv yalnızca PDF faturadır” ifadeleri doğru değildir. e-Arşiv Fatura da elektronik belge altyapısının bir parçasıdır ve GİB tarafından belirlenen teknik standartlara göre oluşturulur.
3. e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura aynı vergisel işlemi belgelendirebilir ancak elektronik belge akışının nasıl gerçekleştirildiği açısından önemli farklılıklar bulunur.
3.1. Alıcı Açısından Fark
e-Faturada hem göndericinin hem de alıcının e-Fatura uygulamasına kayıtlı olması gerekir. e-Arşiv Fatura ise e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara yönelik faturalama işlemlerinde kullanılabilir.
3.2. İletim Açısından Fark
e-Fatura GİB’in e-Fatura mesajlaşma altyapısı üzerinden gönderici birimden alıcının posta kutusuna iletilir. e-Arşiv Faturada ise belge alıcıya elektronik ortamda veya mevzuata uygun diğer yöntemlerle iletilebilir.
3.3. Teknik Profil Açısından Fark
Her iki uygulamada da UBL-TR standardı kullanılabilmekle birlikte belge profilleri farklıdır. e-Arşiv Faturada ProfileID alanı “EARSIVFATURA” olarak oluşturulur.
3.4. Senaryo Açısından Fark
e-Fatura sisteminde Temel Fatura, Ticari Fatura ve belirli işlemler için kullanılan diğer teknik senaryolar bulunabilir. e-Arşiv Faturada ise e-Faturadaki Temel/Ticari mesajlaşma senaryosu aynı biçimde kullanılmaz.
3.5. Alıcı Yanıtı Açısından Fark
Ticari e-Fatura senaryosunda alıcı elektronik sistem üzerinden kabul veya ret uygulama yanıtı oluşturabilir. e-Arşiv Fatura süreçlerinde aynı Ticari Fatura kabul/ret mesajlaşması bulunmaz; iptal veya itiraz işlemleri e-Arşiv için geçerli güncel mevzuat ve GİB bildirim yöntemleri kapsamında yürütülür.
3.6. Belge Numarası Açısından Fark
e-Fatura ile e-Arşiv Faturada kullanılan belge seri veya birim kodları ayrı tutulabilir. GİB e-Arşiv Teknik Kılavuzunda e-Arşiv uygulamasına dahil mükelleflerin e-Arşiv faturalarında e-Fatura için kullandıkları birim kodlardan farklı kodlar kullanması öngörülmektedir.
e-Fatura: e-Fatura sistemine kayıtlı kullanıcılar arasında gönderilir.
e-Arşiv Fatura: Özellikle e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara yönelik elektronik faturalama sürecinde kullanılır.
İkisinin ortak noktası: Her ikisi de Vergi Usul Kanunu kapsamında faturadır ve elektronik belge düzenlemelerine tabidir.
4. e-Fatura ve e-Arşiv Faturada Alıcı ve Gönderim Süreçleri
Bir satış işleminde e-Fatura mı yoksa e-Arşiv Fatura mı düzenleneceğini belirleyen en önemli kontrollerden biri alıcının e-Fatura kayıtlı kullanıcı durumudur.
4.1. Alıcı e-Fatura Mükellefiyse
Satıcı da e-Fatura uygulamasına dahilse ve işlem e-Fatura kapsamında düzenlenmesi gereken bir işlemse fatura e-Fatura olarak oluşturularak alıcının elektronik posta kutusuna iletilir.
4.2. Alıcı e-Fatura Sistemine Kayıtlı Değilse
Satıcı e-Arşiv Fatura uygulamasını kullanıyorsa ilgili satış için mevzuat şartlarına göre e-Arşiv Fatura düzenlenebilir.
4.3. Nihai Tüketiciye Satış
e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan gerçek kişilere gerçekleştirilen ve fatura düzenlenmesini gerektiren işlemlerde e-Arşiv Fatura kullanılabilir. Belgenin alıcıya elektronik veya kağıt ortamda iletilmesi işlemin ve güncel teknik düzenlemelerin şartlarına göre değerlendirilmelidir.
4.4. Alıcının e-Fatura Durumu Kontrol Edilmeli mi?
Evet. Fatura düzenlenmeden önce alıcının e-Fatura kayıtlı kullanıcı durumunun kontrol edilmesi önemlidir. Yanlış belge türüyle işlem yapılmasını önlemek amacıyla ERP veya e-Dönüşüm sistemleri bu kontrolü elektronik olarak gerçekleştirebilir.
Pratik örnek: Aynı işletme bir müşterisine e-Fatura, başka bir müşterisine ise e-Arşiv Fatura düzenleyebilir. Belge türü satıcının isteğine göre değil, tarafların e-Belge durumu ve işlem için geçerli mevzuat kurallarına göre belirlenir.
5. e-Fatura ve e-Arşiv Faturanın Teknik ve Operasyonel Farkları
5.1. GİB Mesajlaşma Yapısı
e-Fatura gönderici birim, GİB merkezi ve alıcı posta kutusundan oluşan elektronik mesajlaşma yapısıyla çalışır. Belge gönderildiğinde sistem tarafından teknik durum ve yanıt süreçleri oluşabilir.
5.2. e-Arşiv Raporlama ve Elektronik Belge Yapısı
e-Arşiv Fatura uygulamasında elektronik belgeler GİB tarafından belirlenen e-Arşiv teknik standartlarına göre oluşturulur. Kullanılan yöntem özel entegratör, entegrasyon veya GİB’in ilgili portal altyapısına göre farklılaşabilir.
5.3. Belgenin Alıcıya Ulaştırılması
e-Fatura sisteminde fatura doğrudan kayıtlı kullanıcının elektronik posta kutusuna gönderilir. e-Arşiv Fatura ise elektronik ortamda alıcıya iletilebilir ve teknik kılavuzdaki şartların karşılanması halinde gerektiğinde kağıt çıktı üzerinden de teslim edilebilir.
5.4. Muhafaza ve İbraz
Her iki elektronik belge türünde de işletmenin mevzuattan doğan muhafaza ve gerektiğinde ibraz yükümlülükleri devam eder. Elektronik faturanın GİB veya başka bir servis üzerinden iletilmesi, mükellefin tüm yasal saklama sorumluluğunu ortadan kaldırdığı anlamına gelmez.
5.5. İptal ve İtiraz
e-Fatura ve e-Arşiv Faturaların iptal veya itiraz süreçleri aynı değildir. e-Faturada kullanılan senaryo, faturanın sistem durumu ve alıcının verdiği yanıt önem taşırken e-Arşiv Faturada GİB tarafından belirlenen e-Belge iptal ve itiraz bildirim süreçleri uygulanabilir.
5.6. XML ve Görsel Fatura
Elektronik faturanın yalnızca ekranda görüntülenen PDF veya HTML görünümü yasal elektronik veri yapısının tamamı değildir. e-Fatura ve e-Arşiv Fatura süreçlerinde UBL-TR tabanlı elektronik belge verileri kullanılır.
6. Hangi Durumda e-Fatura, Hangi Durumda e-Arşiv Fatura Düzenlenir?
Doğru elektronik belge türünün belirlenmesi için önce alıcının e-Fatura kayıt durumu, ardından işlemin mevzuat kapsamında hangi elektronik belgeye tabi olduğu kontrol edilmelidir.
6.1. e-Fatura Mükellefinden e-Fatura Mükellefine Satış
Her iki taraf e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa ve işlem için farklı özel bir belge düzenlemesi bulunmuyorsa ilgili satış e-Fatura sistemi üzerinden gerçekleştirilir.
6.2. e-Fatura Kullanıcısından Sisteme Kayıtlı Olmayan İşletmeye Satış
Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse ve satıcı e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında işlem yapıyorsa ilgili fatura e-Arşiv Fatura olarak düzenlenebilir.
6.3. İşletmeden Nihai Tüketiciye Satış
Nihai tüketici e-Fatura kayıtlı kullanıcısı değilse ve işlem fatura düzenlenmesini gerektiriyorsa ilgili şartlar kapsamında e-Arşiv Fatura oluşturulabilir.
6.4. İhracat ve Diğer Özel Senaryolar
İhracat, kamu, SGK veya diğer özel elektronik belge senaryolarında yalnızca genel e-Fatura/e-Arşiv ayrımına bakmak yeterli olmayabilir. İlgili işlem için GİB tarafından yayımlanmış özel kılavuzların kontrol edilmesi gerekir.
Önemli: “İstersem aynı müşteriye e-Fatura yerine e-Arşiv kesebilirim” yaklaşımı doğru değildir. Belge türü alıcının kayıt durumu ve güncel e-Belge mevzuatına göre belirlenmelidir.
7. Rota Bulut ERP ile e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Yönetimi
Rota Bulut ERP, e-Fatura ve e-Arşiv Fatura süreçlerinin satış, cari hesap, stok, finans ve muhasebe işlemleriyle birlikte yönetilmesine yardımcı olur. Rota’nın güncel paket bilgilerinde e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve Gelen e-Fatura Kutusu desteklenen özellikler arasında yer almaktadır.
7.1. e-Fatura ve e-Arşiv Desteği
Rota Bulut ERP içerisinde e-Fatura ve e-Arşiv Fatura işlemleri aynı ticari sistem üzerinden yönetilebilir. Böylece farklı alıcı tipleri için düzenlenecek elektronik faturalar işletmenin satış kayıtlarıyla birlikte takip edilebilir.
7.2. GİB Standartlarında Fatura Oluşturma
Rota’nın güncel e-Fatura Yönetimi sayfasında elektronik faturaların GİB standartlarına uygun biçimde oluşturulabildiği ve gönderilebildiği belirtilmektedir.
7.3. Gelen e-Faturaların Yönetimi
Tedarikçilerden gelen e-Faturalar sistem üzerinden alınabilir ve detayları incelenebilir. Gelen faturaların ticari kayıtlara aktarılması ve desteklenen muhasebe süreçleriyle ilişkilendirilmesi mümkündür.
7.4. Ticari Fatura Kabul ve Ret
Rota e-Fatura Yönetimi içerisinde Ticari Fatura senaryosuyla gelen faturalar için kabul ve ret yanıtları takip edilebilir. Bu özellik e-Fatura mesajlaşma senaryosuna ilişkindir ve e-Arşiv Faturanın çalışma yapısıyla karıştırılmamalıdır.
7.5. Taslak Fatura Yönetimi
Henüz resmileştirilmemiş faturalar taslak olarak hazırlanabilir ve kontroller tamamlandıktan sonra elektronik belge sürecine gönderilebilir.
7.6. Toplu Gönderim
Birden fazla elektronik faturanın desteklenen işlemler kapsamında toplu şekilde seçilip gönderilmesi yüksek işlem hacmine sahip işletmelerin faturalama operasyonunu kolaylaştırabilir.
7.7. Durum Sorgulama
Gönderilen elektronik faturaların GİB ve alıcı tarafındaki işlem durumları sistem üzerinden takip edilebilir. Böylece oluşturulan faturanın yalnızca gönderilmiş olması değil, işlem sonucunun da kontrol edilmesi sağlanabilir.
7.8. Muhasebeleştirme
Gelen ve giden elektronik faturalar Rota’nın desteklenen muhasebe süreçleri kapsamında muhasebe fişleriyle ilişkilendirilebilir. Kullanılacak muhasebe hesaplarının işletmenin hesap planına uygun tanımlanması gerekir.
7.9. Dijital Arşiv
Rota’nın güncel ürün sayfasında geçmiş elektronik faturaların dijital arşivleme altyapısıyla saklanabildiği belirtilmektedir. Bununla birlikte kullanılan yazılım işletmenin mevzuattan doğan muhafaza ve ibraz yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.
e-Fatura ve e-Arşiv Süreçlerinizi Tek Ekrandan Yönetin
e-Fatura, e-Arşiv Fatura, gelen faturalar, cari hesap, stok ve muhasebe süreçlerinizi Rota Bulut ERP üzerinden birlikte yönetebilirsiniz.
8. Sıkça Sorulan Sorular
e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki farklar hakkında en sık sorulan soruların kısa yanıtlarını aşağıda bulabilirsiniz.
e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki temel fark nedir?
Temel fark alıcının e-Fatura kayıt durumudur. e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılar arasındaki uygun işlemlerde e-Fatura düzenlenirken e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara yönelik işlemlerde ilgili şartlar kapsamında e-Arşiv Fatura düzenlenebilir.
e-Arşiv Fatura resmi fatura mıdır?
Evet. e-Arşiv Fatura da Vergi Usul Kanunu kapsamında faturadır. e-Faturadan farklı bir elektronik belge akışına sahip olması hukuki olarak geçersiz veya daha düşük nitelikte olduğu anlamına gelmez.
e-Fatura mükellefine e-Arşiv Fatura kesilebilir mi?
e-Fatura uygulamasına kayıtlı taraflar arasında e-Fatura kapsamında düzenlenmesi gereken işlemlerde belgenin e-Fatura olarak oluşturulması gerekir. Belge türü satıcının tercihine göre serbestçe değiştirilemez.
e-Faturada kabul ve ret varken e-Arşivde de var mı?
Ticari e-Fatura senaryosunda elektronik kabul ve ret uygulama yanıtları bulunur. e-Arşiv Faturada aynı Ticari Fatura mesajlaşma sistemi kullanılmaz; iptal ve itiraz işlemleri e-Arşiv için belirlenen güncel yöntemlerle yürütülür.
e-Arşiv Fatura müşteriye e-posta ile gönderilebilir mi?
GİB e-Arşiv Teknik Kılavuzu kapsamında e-Arşiv Fatura alıcıya elektronik ortamda iletilebilir. Elektronik iletimde belgenin görüntülenmesi ve doğrulanmasına ilişkin gerekli bilgilerin alıcıya sunulması gerekir.
Rota Bulut ERP hem e-Fatura hem e-Arşiv destekliyor mu?
Evet. Rota’nın güncel paket ve ürün bilgilerinde e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve Gelen e-Fatura Kutusu desteklenen e-Dönüşüm özellikleri arasında yer almaktadır.
9. Rota Bulut ERP Video Anlatımı
Rota Bulut ERP’nin e-Fatura, e-Arşiv ve diğer e-Dönüşüm süreçlerine ilişkin video içeriğini aşağıdaki oynatıcı üzerinden izleyebilirsiniz.
Rota Bulut ERP
Video anlatımını izleyin
10. Resmi Kaynaklar ve Referanslar
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura kapsamı, uygulama yöntemleri ve teknik standartları GİB tarafından yayımlanan tebliğ ve kılavuzlarla değiştirilebilir. Elektronik belge işlemlerinde güncel resmi kaynakların kontrol edilmesi önerilir.
GİB e-Fatura Uygulaması Entegrasyon Kılavuzu
e-Fatura sisteminin çalışma yapısı, kayıtlı kullanıcılar, gönderici birim ve posta kutusu süreçlerine ilişkin resmi teknik kaynak.
e-Fatura Entegrasyon Kılavuzu
GİB e-Fatura Portalı Kullanım Kılavuzu
Temel Fatura ve Ticari Fatura senaryoları ile e-Fatura Portalının kullanımına ilişkin resmi kaynak.
e-Fatura Portal Kılavuzu
GİB e-Arşiv Teknik Kılavuzu
e-Arşiv Fatura formatı, EARSIVFATURA profili, elektronik ve kağıt iletim yöntemleri ile teknik uygulama kurallarına ilişkin resmi kaynak.
e-Arşiv Teknik Kılavuzu
Gelir İdaresi Başkanlığı e-Belge
e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve diğer elektronik belge uygulamalarına ilişkin güncel kılavuz, duyuru ve teknik dokümanların yayımlandığı resmi platform.
GİB e-Belge
589 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği
31 Aralık 2025 tarihinde yayımlanan ve 509 Sıra No.lu Tebliğin e-Arşiv Fatura zorunluluğuna ilişkin bazı geçiş düzenlemelerini değiştiren güncel mevzuat.
589 Sıra No.lu Tebliğ
Rota Bulut ERP e-Fatura Yönetimi
Rota Bulut ERP’nin e-Fatura, e-Arşiv, gelen fatura, ticari fatura yanıtları, durum sorgulama, muhasebeleştirme ve dijital arşiv özellikleri.
Rota e-Fatura Yönetimi
Son güncelleme: 3 Eylül 2026
Bilgilendirme: Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. e-Fatura ve e-Arşiv Fatura zorunlulukları, kullanım yöntemleri, özel senaryolar ve teknik standartlar mükellefin durumuna ve güncel mevzuata göre değişebilir. İşlem öncesinde Gelir İdaresi Başkanlığının güncel kaynaklarının ve gerektiğinde mali müşavirinizin değerlendirmesinin esas alınması önerilir.