Rota Bulut ERP’de belgelerin belirli yetkililer tarafından kontrol edilmesini ve onaylanmasını sağlayan Belge Onay Yönetimi özelliği geliştirildi.
Yeni geliştirme ile Verilen Teklif, Alınan Sipariş, Verilen Sipariş, Depo Transfer Fişi ve Satış İrsaliyesi gibi belgeler için ayrı onay süreçleri tanımlanabilir. Her belge türüne ve şubeye özel onay akışları oluşturularak işlemlerin belirlenen yetkililerin kontrolünde yürütülmesi sağlanır.
Belge Onay Tanımı ekranından süreç adı, belge türü ve şube seçilerek onay mekanizması oluşturulabilir. Birden fazla onay adımı eklenebilir ve her aşamaya farklı kullanıcılar atanabilir. Böylece belgeler için çok aşamalı ve kullanıcı bazlı onay süreçleri yönetilebilir.
Belge ekranlarına eklenen Onaya Gönder seçeneği sayesinde hazırlanan belgeler doğrudan onay sürecine gönderilebilir. İşlem öncesinde kullanıcıya onay penceresi gösterilerek gönderim işleminin doğrulanması sağlanır.
Yeni Onay İşlemleri ekranında yer alan Belgelerim ve Onaylarım sekmeleri sayesinde kullanıcılar, onaya gönderdikleri belgeleri ve kendilerine onay için iletilen işlemleri tek ekrandan takip edebilir. Belgeler; şube, işlem türü, belge numarası, belge tarihi, cari hesap, depo, oluşturan kullanıcı ve onay adımı gibi bilgilere göre sorgulanabilir.
Ayrıca belge listelerine eklenen Onay Durumu sütunu sayesinde belgelerin onay süreçlerindeki mevcut durumları doğrudan görüntülenebilir. Beklemede gibi durum bilgileri üzerinden onay sürecine alınan belgelerin takibi kolaylaştırılır.
Böylece işletmeler, belge onaylarını manuel yöntemlerle takip etmek yerine Rota Bulut ERP üzerinden merkezi, kontrollü ve çok aşamalı bir onay yönetimi gerçekleştirebilir.
Belge Onay Yönetimi
Rota Bulut ERP’ye eklenen Belge Onay Yönetimi özelliği ile işletmelerde oluşturulan belgeler için kullanıcı ve şube bazlı, çok aşamalı onay süreçleri tanımlanabilir.
Yeni geliştirme sayesinde teklif, sipariş, irsaliye ve depo transfer belgeleri, belirlenen yetkililerin onayına sunulabilir. Onaya gönderilen belgeler ve kullanıcıların onayını bekleyen işlemler tek ekran üzerinden takip edilebilir.
1. Belge Onay Tanımı – Onay Süreçlerinin Oluşturulması
Menü: Yönetim → Sistem → Genel Tanımlamalar → Belge Onay Tanımı
Bu ekranda daha önce tanımlanmış onay süreçleri Şube, Süreç Adı ve Belge Türü bilgileriyle listelenir.
Sağ üst bölümde bulunan + Belge Onay Tanımı Ekle butonu ile yeni bir onay süreci oluşturulabilir.
Açılan tanımlama ekranında aşağıdaki bilgiler belirlenir:
-
Süreç Adı: Oluşturulacak onay mekanizmasına bir isim verilir. Örneğin, Teklif Onayı veya Satış İrsaliyesi Onayı.
-
Belge Türü: Onay mekanizmasının hangi belge türünde geçerli olacağı seçilir.
-
Şube: Tanımlanan onay sürecinin geçerli olacağı şube belirlenir.
Belge Türü alanında aşağıdaki seçenekler bulunmaktadır:
- Verilen Teklif, Alınan Sipariş, Verilen Sipariş, Depo Transfer Fişi, Satış İrsaliyesi (Kendime)
Böylece her belge türü ve şube için farklı onay mekanizmaları oluşturulabilir.
2. Onay Adımları – Kullanıcı ve Onay Sırasının Belirlenmesi
Ekran: Belge Onay Tanımı → Onay Adımları
Belge Onay Tanımı ekranının sağ bölümünde, onay sürecinin hangi kullanıcılardan ve kaç aşamadan oluşacağı belirlenir.
Adım 1, Adım 2 şeklinde oluşturulan alanlarda her aşama için ayrı bir kullanıcı seçilebilir.
+ Yeni Adım Ekle butonu kullanılarak onay sürecine yeni aşamalar eklenebilir. Gereksiz adımlar ise kırmızı kaldırma butonu ile silinebilir. Örneğin bir verilen teklif belgesi için üç aşamalı onay süreci oluşturulabilir:
Adım 1: Satış Sorumlusu / Adım 2: Satış Müdürü / Adım 3: Genel Müdür
Her aşamada ilgili kullanıcı belirlenerek belge için sıralı bir onay mekanizması tanımlanır.
Tanımlama tamamlandıktan sonra Kaydet butonu ile onay süreci sisteme kaydedilir.
Bu yapı sayesinde işletmeler, farklı belge türlerinde farklı yetkililerin görev aldığı onay süreçlerini yönetebilir.
3. Belge Ekranları – Belgelerin Onaya Gönderilmesi
Örnek Menü: Satış Yönetimi → Verilen Teklifler
Belge onay mekanizması tanımlanan belgelerde, ilgili belge ekranının alt bölümünde bulunan Onaya Gönder butonu kullanılarak onay süreci başlatılabilir. Örneğin, Verilen Teklif ekranında hazırlanan bir teklifin onaya gönderilmesi için alt işlem çubuğunda bulunan gönderim simgesi kullanılır. Bu işlem seçildiğinde kullanıcıya:
“İlgili belge onaya gönderilecektir. Devam etmek istiyor musunuz?” uyarısı gösterilir.
-
Evet: Belge tanımlanan onay sürecine gönderilir.
-
Hayır: İşlem iptal edilir.
Böylece belge onay işlemleri, ilgili belge ekranından ayrılmadan başlatılabilir.
4. Onay İşlemleri – Belgelerim ve Onaylarım
Erişim: Rota Bulut ERP ana ekranı → Sağ taraftaki hızlı işlem menüsü → Onay İşlemleri
Ana ekranın sağ bölümündeki hızlı işlem menüsüne Onay İşlemleri butonu eklendi.
Bu buton üzerinden açılan ekranda iki ayrı sekme bulunmaktadır.
Belgelerim
Kullanıcının onay sürecine gönderdiği belgelerin takip edilmesi için kullanılır. Belgelerin hangi onay aşamasında bulunduğu ve mevcut onay durumu bu bölümden izlenebilir.
Onaylarım
Kullanıcının onayına gönderilen belgelerin görüntülenmesi ve ilgili onay işlemlerinin yürütülmesi için kullanılır.
Onay İşlemleri ekranında aşağıdaki bilgiler üzerinden belge sorgulaması yapılabilir:
- Şube, İşlem Türü, Belge Numarası, Belge Tarihi, Cari Hesap Ünvanı, Depo, Transfer Depo , Oluşturan Kullanıcı, Onay Adımı
Bu sayede kullanıcılar kendilerine ait onay işlemlerini ve takip etmeleri gereken belgeleri merkezi bir ekran üzerinden görüntüleyebilir.
5. Belge Listeleri – Onay Durumunun Takip Edilmesi
Örnek Menü: Satış Yönetimi → Verilen Teklifler
Belge listeleme ekranlarına yeni Onay Durumu sütunu eklendi.
Bu alan sayesinde belgelerin onay sürecine dahil olup olmadığı ve mevcut onay durumu, belge detayına girilmeden görüntülenebilir. Örneğin bir teklif onaya gönderildiğinde, Verilen Teklifler listesinde ilgili belgenin Onay Durumu alanında Beklemede bilgisi görüntülenir. Böylece belgeyi oluşturan kullanıcı, teklifin onay sürecindeki durumunu liste üzerinden takip edebilir.
Onay durumu bilgisi ile belgenin ticari işlem durumunun ayrı alanlarda gösterilmesi, belge süreçlerinin daha kolay izlenmesini sağlar.
