Rota Gib Portal E-Arşiv Entegrasyonu

e-Arşiv Fatura süreçleri işletmelerin faturalarını elektronik ortamda oluşturmasını, alıcısına iletmesini ve mevzuata uygun şekilde muhafaza etmesini sağlar. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan e-Arşiv Fatura Portalı belirli mükelleflerin elektronik belge düzenleyebilmesine imkan verirken, ERP ve e-Dönüşüm çözümleri faturalama sürecinin satış, cari hesap, stok ve muhasebe işlemleriyle birlikte yönetilmesini sağlayabilir. Rota Bulut ERP de e-Fatura ve e-Arşiv Fatura işlemlerini işletmenin diğer ticari süreçleriyle aynı sistem üzerinde yönetmeye yönelik çözümler sunar.

1. GİB Portal Nedir?

GİB Portal, Gelir İdaresi Başkanlığının elektronik vergi ve e-Belge işlemleri için sunduğu portal çözümlerini ifade etmek amacıyla kullanılan genel bir tanımdır. e-Fatura Portalı ve e-Arşiv Fatura Portalı gibi elektronik belge uygulamalarının kullanım amacı ve kapsamı birbirinden farklıdır.

Bu nedenle “GİB Portal üzerinden fatura kesmek” ifadesi tek başına yeterli değildir. Düzenlenecek belgenin e-Fatura mı yoksa e-Arşiv Fatura mı olduğu, alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı ve mükellefin hangi e-Belge yöntemini kullandığı ayrıca değerlendirilmelidir.

2. e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv Fatura, Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenen faturanın elektronik ortamda oluşturulan halidir. Gelir İdaresi Başkanlığı açıklamalarında e-Arşiv Faturanın yeni bir belge türü olmadığı, kağıt ortamdaki fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olduğu belirtilmektedir.

e-Arşiv Fatura uygulamasına kayıtlı bir işletme, genel kural olarak e-Fatura sistemine kayıtlı bir alıcıya satış yaptığında e-Fatura; e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine veya nihai tüketicilere satış yaptığında ise ilgili şartlar çerçevesinde e-Arşiv Fatura düzenler.

2.1. e-Arşiv Faturanın Temel Özellikleri

e-Arşiv Fatura elektronik ortamda oluşturulur, mevzuatta belirlenen teknik formatlara göre düzenlenir ve alıcısına elektronik veya ilgili mevzuatın izin verdiği yöntemlerle iletilebilir. Belgenin elektronik olarak düzenlenmesi mükellefin faturayı muhafaza ve gerektiğinde ibraz etme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

2.2. e-Arşiv Fatura Kimlere Düzenlenir?

e-Arşiv uygulamasına kayıtlı mükelleflerin e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve nihai tüketicilere yaptıkları mal teslimi veya hizmet ifalarında e-Arşiv Fatura düzenlenmesi söz konusu olabilir. Bununla birlikte e-Arşiv Fatura zorunluluklarının kapsamı 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ve daha sonra yayımlanan değişiklik tebliğleriyle belirlenmektedir.

3. GİB e-Arşiv Portalı Nasıl Çalışır?

GİB e-Arşiv Fatura Portalı üzerinden belge düzenleme sürecinde kullanıcı ilgili resmi sisteme giriş yaparak fatura bilgilerini oluşturur. Satıcı, alıcı, mal veya hizmet, miktar, fiyat, vergi ve toplam bilgileri girildikten sonra belge sistemin izin verdiği süreç doğrultusunda oluşturulur.

3.1. Alıcı Bilgileri Girilir

Faturanın düzenleneceği kişi veya işletmeye ait gerekli kimlik veya vergi bilgileri sisteme girilir. Girilen bilgilerin doğruluğu faturayı düzenleyen mükellefin sorumluluğundadır.

3.2. Mal veya Hizmet Bilgileri Eklenir

Satışa konu ürün veya hizmetin açıklaması, miktarı, birim fiyatı, KDV bilgileri ve varsa ilgili diğer vergi bilgileri faturaya eklenir.

3.3. Fatura Oluşturulur

Fatura toplamları kontrol edildikten sonra belge ilgili elektronik belge süreci kapsamında oluşturulur. Kullanılacak imzalama veya onay yöntemi mükellefin kullanım yöntemine ve GİB’in güncel teknik kurallarına göre değişebilir.

3.4. Belge Alıcıya İletilir

e-Arşiv Fatura, ilgili mevzuat ve teknik kılavuzlarda belirtilen yöntemlere göre alıcısına elektronik ortamda veya gerekli durumlarda kağıt çıktı şeklinde iletilebilir.

3.5. Belge Muhafaza Edilir

Faturanın GİB sistemi üzerinden oluşturulmuş veya Başkanlığa raporlanmış olması mükellefin muhafaza ve ibraz yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. İşletme ilgili belgelerin yasal süre boyunca erişilebilir ve bütünlüğü korunmuş şekilde saklanmasını sağlamalıdır.

4. e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Fark Nedir?

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki temel farklardan biri faturanın hangi alıcıya ve hangi elektronik sistem üzerinden gönderildiğidir. e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasındaki uygun işlemler e-Fatura sisteminde yürütülürken e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara yönelik işlemlerde e-Arşiv Fatura kullanılabilir.

4.1. Alıcının e-Fatura Mükellefi Olması

Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa, e-Fatura uygulamasına kayıtlı satıcının ilgili işlemi genel olarak e-Fatura olarak düzenlemesi gerekir.

4.2. Alıcının e-Fatura Sistemine Kayıtlı Olmaması

e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olan satıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine veya nihai tüketicilere düzenlediği faturalar ilgili düzenlemeler kapsamında e-Arşiv Fatura olarak oluşturulabilir.

4.3. İki Belgenin Hukuki Niteliği

Her iki belge de Vergi Usul Kanunu kapsamında faturadır. “e-Arşiv daha düşük seviyeli faturadır” veya “e-Fatura resmi, e-Arşiv resmi değildir” gibi ifadeler doğru değildir.

5. GİB Portal ile ERP Üzerinden e-Arşiv Fatura Yönetimi Arasındaki Fark Nedir?

GİB’in portal çözümleri elektronik belge oluşturmak için kullanılabilirken ERP sistemleri faturayı işletmenin satış, stok, cari hesap, finans ve muhasebe süreçleriyle birlikte yönetmeye odaklanır.

5.1. Manuel Veri Girişi

Portal üzerinden doğrudan belge oluşturulan senaryolarda fatura bilgilerinin kullanıcı tarafından ilgili ekranlara girilmesi gerekebilir. ERP sisteminde ise satış siparişi, irsaliye, cari hesap veya stok kartında bulunan mevcut bilgiler faturaya aktarılabilir.

5.2. Stok Yönetimi

ERP’de oluşturulan satış faturası stok hareketleriyle ilişkilendirilebilir. Böylece faturanın yalnızca elektronik belge olarak oluşturulması değil, işletmenin stok ve depo süreçlerine de yansıması sağlanabilir.

5.3. Cari Hesap

ERP üzerinden oluşturulan faturalar ilgili müşteri veya tedarikçi cari hesabına işlenebilir. Tahsilat, ödeme ve bakiye takibi aynı sistem üzerinden yürütülebilir.

5.4. Muhasebeleştirme

ERP sisteminin muhasebe modülü bulunuyorsa desteklenen süreçlerde faturaların muhasebe fişleriyle ilişkilendirilmesi veya muhasebeleştirilmesi mümkün olabilir.

5.5. Arama ve Raporlama

ERP içerisinde faturalar cari, tarih, belge numarası, stok, şube ve benzeri farklı bilgiler üzerinden raporlanabilir. Bu yapı özellikle yüksek işlem hacmine sahip işletmelerde operasyonel takip açısından avantaj sağlayabilir.

6. e-Arşiv Faturada Saklama, İptal ve Kontrol Süreçleri

6.1. e-Arşiv Faturalar Sadece 6 Ay mı Saklanır?

Hayır. GİB Portal ekranında bir belgenin belirli süre görüntülenebilmesi ile mükellefin yasal muhafaza yükümlülüğü aynı konu değildir. GİB e-Arşiv Teknik Kılavuzunda elektronik belgelerin veya raporların Başkanlık sistemine aktarılmasının muhafaza ve ibraz yükümlülüğünü ortadan kaldırmadığı açıkça belirtilmektedir.

Bu nedenle “GİB Portal faturaları 6 ay tutuyor, sonrasında fatura saklamak gerekmez” şeklindeki eski bilgiler doğru kabul edilmemelidir. İşletmeler elektronik belgelerini kendileri için geçerli yasal muhafaza sürelerine uygun şekilde saklamalıdır.

6.2. e-Arşiv Fatura İptal Edilebilir mi?

e-Arşiv Faturaların hiçbir şekilde iptal edilemediği yönündeki eski ifade doğru değildir. GİB tarafından e-Belgelere ilişkin iptal, itiraz, ihbar ve ihtar bildirimlerinin elektronik ortamda Başkanlığa bildirilmesine yönelik süreç ve teknik kılavuzlar yayımlanmıştır.

İptal veya itiraz yönteminin kullanılabilmesi belgenin durumuna, tarafların işlemine ve ilgili mevzuattaki süre ve şartlara bağlıdır. Bu nedenle hatalı faturada doğrudan yeni belge oluşturmak yerine mevcut belgenin durumunun kontrol edilmesi gerekir.

6.3. Faturanın Durumu Kontrol Edilmeli mi?

Evet. Elektronik belgenin oluşturulması tek başına tüm sürecin başarıyla tamamlandığını göstermeyebilir. Fatura durumu, gönderim sonucu ve varsa GİB veya entegratör tarafından dönen hata mesajları takip edilmelidir.

6.4. Elektronik Belge Yedeklenmeli mi?

İşletmeler e-Arşiv Fatura ve ilgili elektronik kayıtlarını uygun arşivleme ve yedekleme politikalarıyla korumalıdır. Verinin yalnızca tek bir kullanıcı bilgisayarında veya geçici indirme klasöründe tutulması iş sürekliliği açısından risk oluşturabilir.