En İyi ERP Programı Nasıl Seçilir? İşletmeler İçin ERP Seçim Rehberi

İşletmeler büyüdükçe satış, stok, depo, finans, muhasebe, üretim ve insan kaynakları gibi süreçleri tek merkezden yönetme ihtiyacı artar. Bu noktada doğru ERP yazılımını seçmek, işletmenin hem günlük operasyonlarını hem de gelecekteki büyümesini doğrudan etkileyebilir.

Piyasada farklı sektörlere ve işletme büyüklüklerine yönelik birçok ERP çözümü bulunuyor. Bu nedenle “En iyi ERP programı hangisi?” sorusunun herkes için geçerli tek bir cevabı yoktur.

En iyi ERP programı, işletmenin ihtiyaçlarına uygun olan, kullanım kolaylığı sağlayan, süreçleri birbiriyle entegre eden ve işletmenin büyümesine uyum sağlayabilen ERP çözümüdür.

Peki en iyi ERP programı nasıl seçilir? İşte ERP seçerken dikkat edilmesi gereken temel kriterler.

ERP Programı Nedir?

ERP, İngilizce Enterprise Resource Planning, Türkçe karşılığıyla Kurumsal Kaynak Planlama anlamına gelir.

ERP programı; işletmenin farklı departmanlarında gerçekleşen işlemlerin merkezi bir sistem üzerinden yönetilmesini sağlar.

Bir ERP sistemi içerisinde;

• Satış
• Satın alma
• Stok ve depo
• Cari hesaplar
• Finans
• Muhasebe
• Üretim
• İnsan kaynakları
• CRM
• e-Fatura ve e-Dönüşüm
• Raporlama

gibi birçok iş süreci birlikte yönetilebilir.

ERP’nin en önemli avantajlarından biri, farklı departmanların aynı veri üzerinde çalışabilmesidir.

En İyi ERP Programı Hangisidir?

İşletmeler ERP araştırırken genellikle doğrudan “en iyi ERP programı” araması yapar. Ancak burada yalnızca özellik sayısına veya programın bilinirliğine göre karar vermek doğru olmayabilir.

Bir üretim işletmesinin ERP’den beklentileri ile hizmet sektöründeki bir işletmenin ihtiyaçları aynı değildir.

Örneğin üretim yapan bir firma için;

reçete, üretim, hammadde, stok, depo ve maliyet yönetimi önemli olabilirken, başka bir işletme için satış, cari hesap, finans, e-Fatura ve raporlama özellikleri öncelikli olabilir.

Bu nedenle en iyi ERP programını belirlerken ilk soru şu olmalıdır:

“Bu ERP bizim iş süreçlerimizi ne kadar karşılıyor?”

En İyi ERP Programını Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken 10 Özellik

1. İşletmenizin İhtiyaçlarını Karşılamalı

ERP seçiminden önce işletmenizde hangi süreçlerin yönetileceği belirlenmelidir.

Örneğin;

• Stok takibi yapıyor musunuz?
• Birden fazla deponuz var mı?
• Üretim yapıyor musunuz?
• Şubeleriniz bulunuyor mu?
• Cari hesap ve vade takibi önemli mi?
• Satış ve satın alma süreçlerini yönetmek istiyor musunuz?
• Ön muhasebe ve genel muhasebeyi birlikte kullanacak mısınız?
• e-Fatura ve e-İrsaliye kullanıyor musunuz?
• Mobil erişime ihtiyacınız var mı?

Bu sorulara verilen cevaplar, ERP seçimindeki temel ihtiyaç listesini oluşturur.

2. Kullanımı Kolay Olmalı

Çok fazla özelliğe sahip olması bir ERP programını tek başına iyi yapmaz.

Kullanıcıların sistemi öğrenmekte ve günlük işlemleri gerçekleştirmekte zorlanması, ERP yatırımından beklenen verimin alınmasını engelleyebilir.

En iyi ERP programı, kapsamlı özellikler sunarken kullanıcıların günlük işlemlerini mümkün olduğunca kolay gerçekleştirmesine yardımcı olmalıdır.

Menülerin anlaşılır olması, aranan işlemlere hızlı ulaşılması ve kullanıcı deneyiminin sade olması önemlidir.

3. Bulut Tabanlı Olması Önemli Bir Avantajdır

Günümüzde işletmeler yalnızca ofisten çalışmıyor.

Şubeler, depolar, saha çalışanları ve yöneticiler farklı lokasyonlardan işletme verilerine ulaşmak isteyebiliyor.

Bulut ERP programı, internet bağlantısı bulunan farklı lokasyonlardan yetkili kullanıcıların sisteme erişebilmesine imkân sağlar.

Bu nedenle ERP seçerken bulut altyapısı önemli değerlendirme kriterlerinden biridir.

4. Stok ve Depo Yönetimi Güçlü Olmalı

Stoklu çalışan işletmeler için ERP’nin en önemli bölümlerinden biri stok ve depo yönetimidir.

ERP programında;

• Anlık stok miktarı,
• Depo bazında stok durumu,
• Stok giriş ve çıkışları,
• Depolar arası transferler,
• Lot ve seri takibi,
• Stok hareketleri,
• Alış ve satış geçmişi

gibi verilere kolay ulaşılabilmesi önemlidir.

Doğru stok yönetimi, gereksiz stok maliyetlerinin ve ürün eksikliklerinin azaltılmasına yardımcı olabilir.

5. Finans ve Cari Hesap Yönetimi Sunmalı

İşletmenin yalnızca ne kadar satış yaptığı değil, ne kadar alacağı ve borcu olduğu da önemlidir.

ERP programı;

• Cari hesapları,
• Borç ve alacakları,
• Vadeleri,
• Tahsilatları,
• Ödemeleri,
• Kasa hareketlerini,
• Banka hesaplarını,
• Kredi kartlarını,
• Çek ve senetleri

tek noktadan takip etmeyi kolaylaştırmalıdır.

Böylece yöneticiler işletmenin finansal durumunu daha net değerlendirebilir.

6. Satış ve Satın Alma Süreçleri Entegre Çalışmalı

İyi bir ERP sisteminde süreçler birbirinden bağımsız çalışmamalıdır.

Örneğin satış tarafında;

Teklif → Sipariş → İrsaliye → Fatura → Tahsilat

süreçleri birbirine bağlı şekilde ilerleyebilmelidir.

Benzer şekilde satın alma tarafında da talepten siparişe ve faturaya kadar olan süreçlerin yönetilebilmesi önemlidir.

Bu entegrasyon tekrar veri girişlerini azaltarak operasyonların daha hızlı ilerlemesine yardımcı olur.

7. e-Fatura ve e-Dönüşüm Entegrasyonu Olmalı

Türkiye’deki işletmeler için ERP seçerken e-Dönüşüm özellikleri özellikle önemlidir.

ERP programının ihtiyaç doğrultusunda;

• e-Fatura
• e-Arşiv Fatura
• e-İrsaliye
• e-SMM
• e-Müstahsil
• e-Defter

gibi elektronik belge süreçleriyle çalışabilmesi işletmelere operasyonel kolaylık sağlayabilir.

Faturanın ERP içerisinde hazırlanıp elektronik olarak gönderilebilmesi, farklı sistemler arasında işlem yapma ihtiyacını azaltır.

8. Üretim ve Maliyet Yönetimini Desteklemeli

Üretim yapan işletmeler için standart bir ticari program yeterli olmayabilir.

Bu işletmeler ERP seçerken;

• Ürün reçeteleri,
• Hammadde ihtiyaçları,
• Üretim emirleri,
• Üretim hareketleri,
• Sarf işlemleri,
• Mamul girişleri,
• Üretim maliyetleri

gibi süreçlerin desteklenip desteklenmediğini incelemelidir.

Üretim, stok ve maliyet verilerinin aynı sistemde bulunması özellikle üretim işletmeleri açısından önemli bir avantajdır.

9. Güçlü Raporlama Özellikleri Sunmalı

ERP programı yalnızca veri girişi yapılan bir sistem olmamalıdır.

Toplanan verilerin yöneticilerin karar vermesine yardımcı olacak anlamlı raporlara dönüştürülebilmesi gerekir.

Örneğin;

• Satış raporları,
• Karlılık analizleri,
• Stok raporları,
• Cari bakiye raporları,
• Vade analizleri,
• Finans raporları,
• Satın alma raporları,
• Üretim ve maliyet raporları

işletmenin mevcut durumunu daha iyi görmesini sağlar.

10. İşletmeyle Birlikte Büyüyebilmeli

Bugün küçük olan bir işletme birkaç yıl içerisinde daha fazla kullanıcıya, şubeye, depoya veya işlem hacmine sahip olabilir.

ERP seçerken yalnızca bugünkü ihtiyaçlara göre karar vermek bu nedenle yeterli değildir.

Seçilecek sistemin yeni kullanıcılar, yeni süreçler ve artan işlem hacmi karşısında işletmenin ihtiyaçlarını karşılamaya devam edebilmesi önemlidir.

Bulut ERP mi, Masaüstü ERP mi?

ERP seçerken karşılaşılan önemli kararlardan biri de bulut ERP ile geleneksel masaüstü ERP arasındaki tercihtir.

Geleneksel sistemler çoğunlukla işletmenin kendi bilgisayar veya sunucu altyapısında çalışırken, bulut ERP çözümleri internet üzerinden erişilebilir.

Bulut ERP sistemlerinin öne çıkan avantajları arasında;

• Farklı lokasyonlardan erişim,
• Şube ve depo kullanımının kolaylaşması,
• Merkezi veri yapısı,
• Sunucu yönetimi ihtiyacının azalması,
• Mobil çalışma imkânı

bulunur.

Özellikle farklı lokasyonlardan çalışan işletmeler için bulut ERP önemli bir alternatif haline gelmiştir.

ERP Programı Seçerken Yapılan Hatalar

ERP seçiminin yalnızca fiyat karşılaştırmasına dönüştürülmesi en sık yapılan hatalardan biridir.

Ucuz bir ERP programı ihtiyaç duyulan süreçleri karşılamıyorsa zaman içerisinde ek operasyon ve iş gücü maliyetlerine neden olabilir.

Benzer şekilde işletmenin kullanmayacağı yüzlerce özelliğe sahip çok kapsamlı bir sistem seçmek de gereksiz karmaşıklık oluşturabilir.

Bu nedenle ERP seçiminde şu üç unsur birlikte değerlendirilmelidir:

İhtiyaç + Kullanılabilirlik + Toplam Maliyet

ERP Programı Almadan Önce Demo Yapılmalı mı?

Evet. ERP seçiminde mümkünse karar vermeden önce ürünün demosunun incelenmesi faydalıdır.

Demo sırasında yalnızca programın genel tanıtımını izlemek yerine işletmenizde sık gerçekleştirilen işlemleri test etmek daha doğru sonuç verir.

Örneğin;

“Bir satış siparişi nasıl oluşturuluyor?”

“Stok durumunu nereden görüyorum?”

“Müşterinin güncel bakiyesine nasıl ulaşırım?”

“Bir faturadan muhasebe kaydı nasıl oluşuyor?”

“Yönetici olarak satış ve finans durumunu nereden takip ediyorum?”

gibi günlük kullanım senaryoları üzerinden değerlendirme yapılabilir.

Rota Bulut ERP ile İş Süreçlerinizi Tek Platformda Yönetin

Rota Bulut ERP, işletmelerin farklı operasyonlarını tek bir bulut tabanlı sistem içerisinde yönetmesine yardımcı olur.

Rota Bulut ERP ile;

• Satış ve satın alma,
• Stok ve depo,
• Cari hesap,
• Kasa ve banka,
• Finans,
• Muhasebe,
• Üretim,
• e-Fatura ve e-Dönüşüm,
• CRM,
• İnsan kaynakları,
• Raporlama

gibi işletme süreçleri entegre bir yapı içerisinde yönetilebilir.

Bulut tabanlı yapısı sayesinde yetkili kullanıcılar farklı lokasyonlardan sisteme erişebilir ve işletmenin güncel verilerini takip edebilir.

En İyi ERP Programı İşletmenize Uygun Olandır

En iyi ERP programı hangisi? sorusuna yalnızca bir marka veya ürün adıyla cevap vermek doğru değildir.

En iyi ERP programı;

işletmenizin ihtiyaçlarını karşılayan, çalışanların kolay kullanabildiği, departmanları birbirine bağlayan, güncel verilere ulaşmanızı sağlayan ve işletmeniz büyüdükçe sizinle birlikte gelişebilen sistemdir.

Bu nedenle ERP seçmeden önce işletmenizin ihtiyaçlarını belirleyin, kullanacağınız modülleri inceleyin, sistemi gerçek iş senaryolarınızla test edin ve uzun vadeli toplam maliyeti değerlendirin.

Doğru ERP seçimi yalnızca bir yazılım satın almak değil, işletmenin gelecekte nasıl yönetileceğine ilişkin önemli bir karardır.

En İyi ERP Programı Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

En iyi ERP programı hangisidir?

En iyi ERP programı işletmenin sektörüne, büyüklüğüne, çalışma şekline ve ihtiyaçlarına göre değişir. İhtiyaç duyulan süreçleri kolay ve entegre şekilde yönetebilen ERP çözümü tercih edilmelidir.

ERP programı seçerken nelere dikkat edilmeli?

Kullanım kolaylığı, bulut altyapısı, stok ve depo yönetimi, finans, muhasebe, üretim, e-Dönüşüm, raporlama, entegrasyon seçenekleri ve teknik destek değerlendirilmelidir.

Küçük işletmeler ERP kullanabilir mi?

Evet. ERP sistemleri yalnızca büyük şirketlere yönelik değildir. Küçük ve orta ölçekli işletmeler de ihtiyaçlarına uygun ERP çözümlerini kullanabilir.

Bulut ERP’nin avantajı nedir?

Bulut ERP, yetkili kullanıcıların internet üzerinden farklı lokasyonlardan sisteme erişebilmesini sağlar. Şube, depo ve uzaktan çalışma yapısı bulunan işletmeler için önemli avantajlar sağlayabilir.

ERP ile muhasebe programı arasındaki fark nedir?

Muhasebe programları ağırlıklı olarak finansal ve muhasebesel işlemlere odaklanır. ERP ise satış, satın alma, stok, depo, finans, muhasebe ve üretim gibi işletmenin farklı süreçlerini entegre etmeyi amaçlayan daha kapsamlı bir sistemdir.