e-İrsaliye yanıtlarının sistem üzerinden oluşturulabilmesi için öncelikle e-İrsaliye Yanıtı belge türüne ait seri tanımının yapılması gerekmektedir.

Aşağıdaki adımları takip ederek e-İrsaliye Yanıtı için belge ön eki ve seri bilgisi tanımlayabilirsiniz.

1. Fatura No Ayarları Ekranına Giriş Yapın

Portal ekranında sol tarafta bulunan menüden sırasıyla;

Ayarlar > Ayarlar

adımlarını takip ediniz.

Açılan ekranda üst bölümde bulunan sekmeler arasından Fatura No Ayarları sekmesine tıklayınız.

Ardından yeni bir belge seri tanımı oluşturmak için Yeni Oluştur butonuna basınız.

Görsel 1: Ayarlar menüsünden Fatura No Ayarları ekranına giriş ve Yeni Oluştur butonu

2. Belge Türünü e-İrsaliye Yanıtı Olarak Seçin

Yeni oluşturma butonuna tıkladığınızda Belge Ön Ek Bilgileri ekranı açılacaktır.

Bu ekranda;

• Şubeler alanından ilgili şubeyi seçiniz.
• Belge Tür Adı alanına tıklayınız.
• Açılan listeden e-İrsaliye Yanıtı seçeneğini belirleyiniz.

Görsel 2: Belge Tür Adı alanından e-İrsaliye Yanıtı seçimi

3. Belge Ön Eki ve Yıl Bilgilerini Girin

Belge türünü seçtikten sonra ilgili seri bilgilerini doldurunuz.

Bu alanda;

• Belge Ön Eki: Oluşturulacak belgelerde kullanılacak seri ön ekini giriniz.
• Yıl: Belge numaralandırmasında kullanılacak yılı yazınız.
• Son Belge Sayısı: Yeni bir seri tanımlanıyorsa bu alanı 0 olarak bırakabilirsiniz.
• Kullanıcı Bazlı Seri: Her kullanıcı için ayrı seri kullanılacaksa işaretleyiniz.
• Öncelikli: Bu seri varsayılan veya öncelikli kullanılacaksa işaretleyiniz.

Belge ön eki belirlenirken sistemde daha önce kullanılmayan, anlaşılır ve belge türünü ifade eden bir seri tercih edilmelidir.

Örnek olarak;

• IRS
• IRY
• EIR

gibi ön ekler kullanılabilir.

Görsel 3: e-İrsaliye Yanıtı için belge ön eki, yıl ve son belge sayısı alanlarının doldurulması

4. Seri Tanımını Kaydedin

Belge türü, belge ön eki, yıl ve diğer alanları kontrol ettikten sonra ekranın sağ alt bölümünde bulunan Kaydet butonuna tıklayınız.

Kayıt işlemi tamamlandıktan sonra oluşturduğunuz seri, Fatura No Ayarları ekranında listelenecektir.

Bu tanımlama sonrasında e-İrsaliye yanıtları oluşturulurken ilgili belge serisi sistem tarafından kullanılabilecektir.

Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Belge ön eki aynı şube ve belge türü için daha önce tanımlanmış bir seriyle çakışmamalıdır.
• Yıl bilgisi işlem yapılan dönemle uyumlu olmalıdır.
• Yeni oluşturulan bir seri için Son Belge Sayısı alanı genellikle 0 olarak tanımlanır.
• Seri kullanıcı bazlı kullanılmayacaksa Kullanıcı Bazlı Seri seçeneği işaretlenmemelidir.
• Birden fazla seri bulunuyorsa kullanılacak ana seri için Öncelikli seçeneği işaretlenebilir.
• Yanlış seri veya yıl tanımı yapılması belge numaralandırmasında sorun oluşmasına neden olabilir.